Vos premiers pas avec SAP Finance (FI)

2.1 Que sont les données de base FI ?

Par un beau matin, je me rends à la banque pour y déposer un chèque que je viens de recevoir. Malheureusement, j’ai oublié de prendre un bordereau de dépôt et je ne me souviens plus de mon numéro de compte. La personne au guichet doit se connecter au système de la banque et retrouver mon numéro de compte. Les données enregistrées dans le système de la banque, c’est-à-dire mon nom, mon adresse, toutes les autres informations me concernant et mon numéro de compte, sont ce qu’on appelle les données de base. Les données de base sont des informations (plutôt) statiques à mon sujet, et elles ne reflètent aucunement l’activité passée ou à venir de mon compte. Quand la personne au guichet enregistre mon dépôt, des données complémentaires sont inscrites dans le système de la banque : les données de mouvement. Sans mes données de base, la transaction de dépôt ne pourrait pas être enregistrée dans le système. En revanche, mes données de base peuvent exister longtemps dans le système de la banque en l’absence de transaction. Ainsi, l’on peut donc considérer les données de base comme des informations descriptives, et les données de mouvement comme des informations renseignant sur l’activité.

De nombreux objets données de base, dépendants de la configuration spécifique de l’environnement SAP, sont requis pour passer une écriture dans le grand livre, le plus courant étant un compte général.

2.1.1 Comptes généraux

La section 1.2 présente la notion de compte. Si l’on s’intéresse plus en détail aux types de compte, un compte général est un exemple de données de base spécifiquement en lien avec le grand livre. Pour que les transactions puissent être enregistrées, il faut qu’un compte général ait été créé. Quand on inscrit une transaction dans le grand livre, elle doit comporter le numéro de compte général et une somme. La nature du compte n’est pas indiquée dans l’enregistrement de l’opération ; celle-ci est en effet renseignée dans le fichier de base du grand livre, où l’on trouve une liste des numéros de comptes généraux et leurs descriptions.

Pour nous représenter ce qu’est un fichier de base, nous pouvons nous imaginer une série de fiches. Chaque fiche porte le numéro de compte ainsi qu’une description du compte. Bien entendu, dans le système SAP, il n’existe aucune fiche physique. Ces fiches, ou données enregistrées, sont rassemblées dans des fichiers de données. Le fichier de base renseigne également sur d’autres attributs du compte. Par exemple, le fichier de base grand livre renferme des informations sur le type de compte (bilan ou compte de résultats), la devise du compte, etc.

Un plan comptable est un document répertoriant des comptes. SAP fournit des plans comptables types, et il est très courant que les entreprises les copient pour les modifier en fonction de leurs besoins particuliers. En outre, tout au long de la vie de l’entreprise, il est souvent nécessaire d’y apporter des modifications ou de créer de nouveaux comptes.

Dans cette section, nous allons explorer la création des comptes généraux dans le plan comptable.

Parmi les transactions utilisées pour afficher et/ou modifier le plan comptable, nous nous attarderons sur les suivantes :

• Afficher, créer ou modifier un compte dans le plan comptable (FSP0) ;
• Afficher, créer ou modifier un compte attribué à une société (FSS0 ou FS00).

Pour modifier un compte existant, nous nous rendons dans le compte général à partir du menu SAP Easy Access :

Gestion comptable • Comptabilité financière • Grand livre • Données de base • Comptes généraux • Traitement individuel • Dans plan comptable (FSP0)

Affichons à présent les données du compte 474240 dans le plan comptable INT1. Nous entrons le numéro de compte dans la zone Compte général et le plan comptable dans la zone Plan comptable, puis cliquons sur pour afficher les données.

Figure 2.1 : Afficher/modifier un compte général dans un plan comptable

Les informations sur le compte 474240 du plan comptable INT1 sont à présent affichées. Sur la Figure 2.2, nous voyons qu’il s’agit d’un compte de charge ou de produit servant à enregistrer les frais de déplacement divers. Si nous avions sélectionné l’icône de modification , nous aurions pu modifier les attributs de ce compte.

Figure 2.2 : Afficher un compte général dans un plan comptable

Créons un nouveau compte, le 474245, pour les frais de déplacement des voitures de location, dans le plan comptable INT1. Nous entrons 474245 dans la zone Compte général, INT1 dans la zone Plan comptable, puis cliquons sur comme montré Figure 2.3. Nous pourrions également sélectionner l’option pour créer le compte, mais il est plus facile de copier les paramètres d’un compte existant (c’est-à-dire d’utiliser un modèle), puis de modifier uniquement les informations qui sont différentes dans notre nouveau compte.

Figure 2.3 : Créer un compte général à l’aide d’un modèle

Le système SAP vous demande à présent de saisir le compte de référence (modèle) à utiliser pour créer le compte. Saisissez 474240 et le plan comptable INT1, puis cliquez sur pour poursuivre (Figure 2.4).

Figure 2.4 : Saisie du compte de référence

Le texte du compte à créer devra être modifié puisqu’il affiche le texte du compte 474240 (Figure 2.5) :

Figure 2.5 : Description d’un compte général

Modifiez le texte, puis cliquez sur dans la barre d’outils en haut de l’écran pour enregistrer les modifications. À la Figure 2.6, vous pouvez voir le texte modifié.

Figure 2.6 : Description modifiée du compte général

Un message confirme que le compte a bien été enregistré (Figure 2.7) :

Figure 2.7 : Message informant que les données ont été enregistrées

Si le plan comptable comporte des intitulés dans une autre langue, le système affiche un message vous demandant de les contrôler (Figure 2.8). Enregistrez les données en cliquant sur .

Figure 2.8 : Messages affichés

Si vous le souhaitez, vous pouvez naviguer vers l’onglet Traduction depuis la fenêtre du compte et modifier le texte (Figure 2.9).

Figure 2.9 : Modifier la traduction d’un texte

Cliquez sur en haut de l’écran ; un message vous informant que les modifications ont été enregistrées apparaît.

Ajouter un compte général à une société

Nous venons d’ajouter un nouveau compte, le 474245, à notre plan comptable INT1 ; cependant, il n’est disponible dans aucune des sociétés. Nous pouvons ajouter des comptes individuels aux sociétés en passant la transaction FSS0 permettant de modifier les comptes généraux dans une société.

Pour ce faire, nous nous rendons dans la fenêtre du compte général depuis le menu SAP Easy Access :

Gestion comptable • Comptabilité financière • Grand livre • Données de base • Comptes généraux• Traitement individuel • société (FSS0)

Entrez le nouveau compte général 474245 et la société 5401, puis cliquez sur pour créer le compte dans la société (Figure 2.10).

Figure 2.10 : Créer un compte dans une société

Remarquez que le numéro de compte est affiché. Avant de pouvoir créer le compte, nous devons entrer un groupe de statuts de zone. Les groupes de statuts de zone renferment des paramètres déterminant quelles zones sont obligatoires, facultatives ou supprimées quand nous enregistrons dans les comptes. Pour la société 5401, nous utiliserons le même groupe de statuts de zone que pour le compte 474240. Comme illustré Figure 2.11, sélectionnez l’onglet Bloqué pour comptabilisation, puis entrez G069 dans la zone du statut des groupes de zones. Enregistrez ce que vous avez saisi en cliquant sur .

Figure 2.11 : Ajouter un compte général à une société, groupe de statuts de zone

Nous voudrons peut-être également créer notre compte dans les autres sociétés. Plutôt que de répéter les opérations décrites auparavant, nous pouvons décider de réaliser cette procédure à l’aide d’un modèle. Saisissez le numéro de compte, 474245, et la société (dans notre exemple, nous créons à présent le compte dans la société 5402), puis cliquez sur (Figure 2.12).

Figure 2.12 : Ajouter un compte général dans une société à l’aide d’un modèle

Lorsque le système vous demande le compte de référence à utiliser, saisissez le compte 474270 de la société 5401, puis cliquez sur pour poursuivre (Figure 2.13).

Figure 2.13 : Saisie du compte de référence

Remarquez que les informations relatives au compte de la société 5401 ont été copiées dans les données de la société 5402 (Figure 2.14). Cliquez sur pour enregistrer ce que vous avez saisi.

Figure 2.14 : Créer un compte général dans une autre société

Modifier un compte général existant

Vous aurez souvent besoin d’apporter des modifications aux comptes existants. L’une des modifications les plus courantes est le blocage d’un compte en écriture quand l’entreprise décide de ne plus utiliser le compte en question. Partons de l’hypothèse que l’entreprise a décidé de ne plus utiliser le compte 474290 pour la société 5402.

Pour bloquer ce compte, nous nous rendons dans la fenêtre du compte général depuis le menu SAP Easy Access :

Gestion comptable • Comptabilité financière • Grand livre • Données de base • Comptes généraux • Traitement individuel • Société (FSS0)

Saisissez le compte et la société, puis cliquez sur pour bloquer le compte (Figure 2.15).

Figure 2.15 : Modifier un compte général existant

Sélectionnez l’option Blocage comptabilisation, puis cliquez sur pour enregistrer les données saisies (Figure 2.16).

Figure 2.16 : Bloquer un compte général en écriture

Nous pouvons également décider de marquer le compte pour suppression en sélectionnant (Figure 2.17).

Sélectionnez l’option Marquer pr la supression, puis cliquez sur pour enregistrer les modifications.

Figure 2.17 : Marquer un compte général pour suppression

Modifier un compte général dans un plan comptable

Il existe de nombreux autres paramètres permettant de gérer l’utilisation d’un compte dans un compte général. Certains servent ainsi à définir les types de données pouvant être saisies dans le compte. Nous pouvons accéder à tous ces paramètres en nous rendant dans le compte général depuis le menu SAP Easy Access :

Gestion comptable • Comptabilité financière • Grand livre • Données de base • Comptes généraux • Traitement individuel • Plan comptable (FS00)

Comme nous l’avons vu au moment de créer et de modifier les comptes sur les pages précédentes, la fenêtre de gestion de compte comporte de nombreux onglets. Les zones affichées sur ces onglets dépendent du type de compte à modifier, à savoir s’il s’agit d’un compte de bilan ou d’un compte de charge ou de produit. La figure 2.18 permet de comparer les données de contrôle pour tous les types de compte.

Figure 2.18 : Compte de charge ou de produit ; compte de bilan

De nombreux attributs trouvés sur l’écran de gestion de compte servent à paramétrer des fonctionnalités non couvertes par cet ouvrage. Cependant, certaines des zones seront brièvement évoquées ci-dessous.

• Groupe de comptes
  Un groupe de comptes représente un moyen de classer les comptes. Exemples : bilan, charges et produits, immobilisations, gestion des articles, etc.
• Compte de charge ou de produit / Compte de bilan
  Tous les comptes se voient affectés soit à un compte de charge, soit à un compte de produit, soit à un compte de bilan. Cette option affecte le report de solde en fin d’année.
• Texte descriptif du compte général
  L’affichage en ligne et les états utilisent deux types de texte. L’espace disponible à l’écran ou dans le rapport ou l’état donné détermine le type de texte autorisé.
• Devise du compte
  Certains comptes peuvent être dans une devise différente de celle de la société. Par exemple, une entreprise américaine peut disposer d’un compte bancaire au Canada, la devise du compte étant alors en CAD. Quand une devise autre que celle de la société est indiquée pour le compte, les pièces comptables peuvent uniquement être enregistrées dans cette devise. Si c’est la devise de la société qui est utilisée, les pièces comptables peuvent être enregistrées dans n’importe quelle devise.
• Ce compte est un compte collectif
  Les comptes collectifs sont utilisés pour intégrer des livres auxiliaires dans le grand livre. Ces grands livres auxiliaires sont les comptes fournisseurs, clients et d’immobilisations.
• gestion postes non soldés
  Quand cette option est cochée, les inscriptions nécessitent l’enregistrement d’une ou de plusieurs contreparties pour « rapprocher » les postes. Cette opération ne revient pas à utiliser les comptes collectifs, aucun grand livre auxiliaire n’est utilisé ici. Ce paramètre est utilisé pour les comptes de bilan tels que les comptes d’attente.
• affichage postes individuels
  Cette option détermine si un utilisateur peut afficher des postes individuels pour le compte. Elle ne doit pas être utilisée pour les comptes collectifs.
• Groupe du statut de zone
  Il est possible de définir des groupes de statuts de zone pour identifier les règles de saisie d’une pièce comptable. Les règles déterminent si les différentes zones sont facultatives, obligatoires ou supprimées au moment de passer les écritures.
• seulement automatiquement
  Si cette option est sélectionnée pour un compte, les écritures peuvent uniquement être passées par le biais de la recherche de compte (par exemple, à partir d’un programme d’évaluation) ; vous ne pourrez pas passer d’écriture sur le compte à l’aide d’une écriture comptable en ligne.