2.3 Relation avec les autres modules SAP

Le manuel de gestion financière passait en revue d’autres liens captivants entre le module Contrôle de gestion et les autres. Les modules PP, SD et MM sont très liés, mais Alex voulait surtout en apprendre davantage sur la relation entre les fonctions de chaîne d’approvisionnement d’une part, et les modules FI et CO d’autre part, puisque cela allait faire partie intégrante de son travail au quotidien.

2.3.1  MM et CO-PC

Les coûts standard des articles obtenus sont calculés au début de la période dans le module Contrôle de gestion-Calcul du coût de revient par produit (CO-PC). Le coût standard est ensuite utilisé pour valoriser des stocks et enregistrer les mouvements de stock pendant le mois dans la Gestion des articles (MM).

2.3.2 MM et FI-GL + FI-AP + CO-PC

Le prix réel figurant sur la commande d’achat (tiré de MM) ainsi que sur l’entrée de facture venant du fournisseur (tirée de FI-AP) régule l’écart du prix d’achat dans la comptabilité (dans FI-GL) par rapport au prix standard de l’article (qui fait partie de CO-PC).

2.3.3 PP et CO-PC

Le coût d’une matière première est obtenu en multipliant les quantités mentionnées dans la nomenclature (BOM) par le prix d’approvisionnement de la matière première. Le coût de conversion est calculé en multipliant la quantité d’activité par le taux d’activité prédéterminé. La nomenclature et la gamme/recette (la recette inclut les étapes de fabrication d’un produit) font partie du module Planification de la production (PP). La production et les ordres de process enregistrent les coûts pendant le cycle de vie des commandes et permettent de calculer l’ECF/la variance à la fin du mois.

2.3.4 PP et CO-ABC

La production/les ordres de process utilisent les types d’activité confirmés pendant la production pour enregistrer les heures de main-d’œuvre et les heures-machine. Ils se servent de taux d’activité prédéterminés par un calcul du coût de revient fondé sur l’activité (CO-ABC).

2.3.5 MM et FI + CO-PC

Les achats d’approvisionnement sont directement facturés à un centre de coûts. Les matières premières sont inventoriées dans le bilan. La consommation des matières premières est inscrite dans les commandes.

2.3.6 MM et FI-AA

Les achats de biens d’équipement sont enregistrés dans un actif ou un projet d’équipement (ce qui fait partie de FI-AA).

2.3.7 SD et FI-GL + FI-AR + CO-PA

Les ventes client sont enregistrées dans FI-GL et FI-AR au moment de la facturation au client. De plus, l’analyse du compte de résultat (CO-PA) consigne ces informations dans des rapports multidimensionnels appelés « caractéristiques et composants de valeur ».

2.3.8 SD et CO-CCA/CO-OM

Les échantillons envoyés aux clients peuvent être facturés à un centre de coûts particulier (comptabilité analytique des centres, CO-CCA) ou à des ordres internes (gestion des coûts additionnels, CO-OM) à des fins de suivi et de reporting.

Le manuel expliquait ensuite que le gestionnaire et le contrôleur financier constituent les deux fonctions les plus importantes dans un environnement SAP. Le premier décide de ce qui sera produit et quand, tandis que le second conserve une trace de tous les coûts et écarts de la division. Tout cela dépend cependant de la demande que l’on suppose constante.

Alex se souvint avoir lu qu’une usine de production doit s’assurer de produire un produit de bonne qualité avec des niveaux de stocks optimaux, tout en ne perdant pas de vue les coûts. Il comprit alors que CO l’aiderait à mener à bien sa tâche chez GCI s’il utilisait efficacement les outils disponibles et respectait les procédés.

3 Le contrôle de structure organisationnelle : ça reste en famille

« Je ne peux pas compter sur un homme pour en contrôler d’autres s’il ne peut se contrôler lui-même. »
Robert E. Lee

Chaque entreprise est formée de différents services ou fonctions qui sont responsables de la mise en œuvre de stratégies, de les transposer dans la pratique et de gérer les activités quotidiennes. Ce type de structure par service ou fonction est également schématisé dans le système de gestion d’entreprise. Ce chapitre offre une vue d’ensemble du contrôle d’une structure d’entreprise dans le logiciel de gestion d’entreprise SAP.

Poursuivant sa lecture du manuel de gestion financière, Alex s’arrêta sur un chapitre traitant de la structure organisationnelle. Un graphique représentait la structure organisationnelle générale de GCI (voir Figure 3.1).

Figure 3.1 : Structure organisationnelle de GCI sur le logiciel SAP

Le manuel expliquait ensuite l’importance de la structure organisationnelle dans le logiciel SAP.

La structure organisationnelle du logiciel SAP constitue la base de la structure générale dans laquelle les données de base et les données d’opération sont définies dans SAP. En bref, elle représente l’ossature du système. Une étape cruciale dans l’installation de SAP est la conception et la configuration précises de la structure organisationnelle du logiciel : en effet, il est extrêmement difficile de modifier la structure une fois qu’elle est conçue, configurée et que des données d’opération sont enregistrées.

La structure organisationnelle du logiciel SAP reflète celle d’une entreprise, ses exigences en matière de reporting et les processus du système SAP.

La structure organisationnelle d’une entreprise est cartographiée dans celle du système SAP. Cette étape fait partie des premières phases des projets d’installation de SAP. L’idée est de garantir un fonctionnement fluide des processus d’entreprise, non seulement d’un point de vue du traitement des opérations, mais aussi en ce qui concerne le reporting interne et externe.

La société est définie en fonction des entités légales. GCI ayant plus d’une seule entité légale, plusieurs sociétés (GCI1, GCI2, etc.) ont été définies pour faciliter le reporting externe. Il n’y a en revanche qu’un périmètre analytique de façon à permettre un meilleur regroupement à des fins de reporting interne.