Sichere Navigation beim Prüfen der SAP-Finanzbuchhaltung

2.1 HB1 – Bilanz/GuV-Struktur prüfen

Ausgangslage

Mit dieser Auswertung erhalten Sie die Darstellung und Gliederung der Bilanz/GuV-Struktur. Diese Struktur wird für die Erstellung der Bilanz und Gewinn-/Verlustrechnung sowie weiteren Auswertungen benötigt. Die Bilanzauswertung umfasst nicht automatisch alle Sachkonten des Buchungskreises, sondern nur die in der Bilanz/GuV-Struktur geführten Konten. Aus diesem Grund hat die korrekte und aktuelle Pflege dieser Struktur grosse Bedeutung.

Die Prüfungshandlungen sind:

• Ermitteln wie die Bilanz/GuV-Struktur aufgebaut ist
• Ermitteln, ob die Bilanz/GuV-Struktur Korrekt und Vollständigkeit ist

Vorgehen

Rufen Sie die Transaktion direkt auf:

Ergebnis

Einzugebende Parameter:

• Bilanz/GuV-Struktur

Angezeigt wird die Bilanz/GuV-Struktur.

Abbildung 2.1: Bilanz/GuV – Struktur

Sie können die einzelnen Knoten auf- und zuklappen, dann sehen Sie die zugewiesenen Sachkonten.

Prüfung der Bilanz/GuV-Struktur:

• Gehen Sie über das Menü »Struktur« und wählen Sie die Funktion »Prüfen« aus.
• Hier geben Sie dann den gewünschten Buchungskreis ein, der geprüft werden soll.

Angezeigt wird ein detailliertes Protokoll mit den fehlerhaften Einträgen.

Abbildung 2.2: Bilanz/GuV – Prüfprotokollauszug

Alternative Variante

Mit der Transaktion »OB58« kann eine Liste der vorhandenen Bilanz/GuV-Strukturen angezeigt werden. Über diese Transaktion kann die Prüfung ebenfalls durchgeführt werden.

Abbildung 2.3: Bilanz/GuV – Übersichtsliste

Es werden alle vorhandene Bilanz/GuV-Strukturen aufgelistet. Da es möglich ist, dass ein Unternehmen mehrere solcher Strukturen nutzt, kann damit gezielt nach den vorhandenen gesucht werden.

Mittels Doppelklick werden die Details der Bilanz/GuV-Struktur angezeigt.

Abbildung 2.4: Bilanz/GuV – Detailinformationen

Diese Informationen sind mit der vorherigen Transaktion nicht erkennbar. Die einzelnen Felder haben vor allem Einfluss, wenn das Unternehmen die Ergebnisrechnung nutzt. Sie finden diesbezüglich weitere Informationen, indem Sie die Taste F1 drücken.

Über »Bil./GuV-Positionen« gelangen Sie auf die Struktur der Konten.

Weitere Erläuterungen finden Sie im Kapitel »Die Struktur der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung«.

Checkfragen

• Sind die nicht zugeordneten Konten zulässig?
• Sind die Sachkonten den richtigen Bilanzpositionen zugeordnet?
• Sind alle gültigen bzw. im Prüfungszeitraum geführten Konten zugeordnet?
• Sind die Konten korrekt zugeordnet, d. h. im Bilanzteil die Bestandskonten und ausserhalb des Bilanzteils die Ergebniskonten?
• Sind die besonderen Position »Aktiva«, «Passiva«, »Bilanzergebnis«, »Errechnetes Ergebnis«, »Bilanzanhang« und »Nicht zugeordnet« korrekt eingegliedert?
• Gibt es einen Prozess für das korrekte Nachführen der Bilanz/GuV-Struktur?
• Nutzt das Unternehmen mehrere Bilanz/GuV-Strukturen?