Schnelleinstieg in SAP (2.Auflage)

2.1 Navigation und Benutzeroberfläche

SAP ERP ist ein umfangreiches Softwaresystem mit einer großen Anzahl von Transaktionen und zahlreichen Möglichkeiten, darin zu navigieren. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen die Grundlagen, wie Sie sich im ERP-System bewegen können. Zunächst erfahren Sie, wie Sie sich am System anmelden. Anschließend werden wir Ihnen demonstrieren, wie Sie die Menüleiste nutzen, die Statusleiste prüfen und den Menübaum verwenden. Sie lernen verschiedene Möglichkeiten kennen, auf Ihre häufig genutzten Geschäftsvorgänge zuzugreifen und sich von einem System abzumelden.

2.1.1 Anmelden

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei SAP um ein Client/Server-System, auf das viele verschiedene Benutzer gleichzeitig zugreifen können. Das System an sich wird basierend auf einer Datenbank ausgeführt, die sich auf einem oder mehreren sogenannten Servern befindet. Ein Server ist ein Computer, der für andere Computer, die als Clients bezeichnet werden, Services bereitstellt. Bei einem SAP-System bestehen diese Services darin, eine Datenbank zur Verfügung zu stellen, die SAP-Systeme darauf auszuführen und den Clients Zugriff auf das SAP-System zu gewähren.

Zur Anmeldung an Ihrem SAP-System verwenden Sie das Programm SAP Logon oder das SAP-Logon-Pad (siehe Abbildung 2.1). Auf der Registerkarte für die Systeme finden Sie alle SAP-Systeme, die Ihnen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen (in unserem Beispiel ist es lediglich ein System). Wählen Sie das System aus, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten, und drücken Sie auf Anmelden. Alternativ können Sie auch auf die Systembeschreibung doppelklicken.

Abbildung 2.1: Das SAP-Logon-Pad

Dadurch wird das SAP-Anmeldebild geöffnet, in dem Sie Ihre Anmeldedaten eingeben (siehe Abbildung 2.2). Als Erstes müssen Sie nun den Mandanten auswählen. Der Mandant ist die höchste Organisationseinheit in einem SAP-System, und er wird verwendet, um verschiedene Unternehmen getrennt voneinander zu verwalten. In Abschnitt 2.4 erfahren Sie Näheres über Organisationseinheiten. In diesem Beispiel verwenden wir zum Anmelden den Mandanten 850. Als Nächstes müssen Sie Ihren Benutzernamen eingeben. In der Regel erhalten Sie diesen vom SAP-Administrationsteam Ihrer IT-Abteilung zusammen mit dem Initialkennwort, das Sie direkt unterhalb des Benutzernamens eingeben. Wählen Sie anschließend die Systemsprache, in der Sie arbeiten möchten. In unserem Fall geben wir DE für »Deutsch« ein.

Abbildung 2.2: Das SAP-Anmeldebild

Sobald Sie alle Anmeldedaten eingegeben haben, drücken Sie entweder die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, oder Sie wählen die Drucktaste in der linken oberen Ecke des Bildes.

Bei der ersten Anmeldung am System werden Sie aufgefordert, umgehend Ihr Kennwort zu ändern (siehe Abbildung 2.3). Geben Sie das neue Kennwort in das entsprechende Feld ein, und wiederholen Sie es noch einmal unter Kennwort wiederholen. Bitte berücksichtigen Sie, dass SAP bei Kennwörtern zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterscheidet.

Abbildung 2.3: Eingabeaufforderung für das Kennwort

Sobald Sie sich am System angemeldet haben, gelangen Sie zum SAP-Hauptbild. Nun können Sie mit der Arbeit in SAP ERP beginnen.

2.1.2 Die Benutzeroberfläche von SAP ERP

Das SAP-Hauptbild wird als »SAP Easy Access« bezeichnet (siehe Abbildung 2.4). Es besteht aus einer Reihe verschiedener Elemente, die wir nachfolgend erläutern.

Abbildung 2.4: SAP Easy Access

Ganz oben auf dem Bild wird die Menüleiste angezeigt. Von den unterschiedlichen Einträgen im Menü sind die beiden Einträge System und Hilfe immer verfügbar. Im Untermenü Systeme (siehe Abbildung 2.5) können Sie Ihr Passwort ändern (im Menüpunkt Benutzerprofil) oder Standardwerte für eine Reihe von Parametern wie Buchungskreis, Datumsformat, Dezimalschreibweise und Standarddrucker festlegen.

Abbildung 2.5: Das System-Menü

Im Hilfe-Untermenü können Sie die Online-Hilfe von SAP aufrufen. Wählen Sie Hilfe • Hilfe zur Anwendung aus, um in dieser Bibliothek nach detaillierten Informationen zum gesamten SAP-System zu suchen (siehe Abbildung 2.6).

Abbildung 2.6: Die SAP-Hilfe

Unterhalb der Menüleiste finden Sie die Systemfunktionsleiste. Sie enthält verschiedene Symbole zum Verwalten allgemeiner Funktionen (siehe Abbildung 2.7). Die Drucktaste Weiter haben Sie bereits kennengelernt; damit bestätigen Sie alle Eingaben, die Sie vornehmen. Daneben sehen Sie das Befehlsfeld , in dem Sie Abkürzungen für Transaktionen eingeben können. Wir zeigen Ihnen etwas später in diesem Kapitel, wie Sie diese Funktion verwenden können. Immer wenn Sie eine Transaktion beenden und Ihre erfassten Daten an den Server senden möchten, wählen Sie die Drucktaste Sichern aus. Die Drucktasten Zurück , Beenden und Abbrechen werden zum Navigieren in Transaktionen verwendet; mit Zurück gelangen Sie auf das vorherige Bild, und mit Abbrechen verlassen Sie die Transaktion, ohne Ihre Daten zu speichern. Mit Beenden gelangen Sie zurück auf das Hauptbild, wobei Ihre Eingaben ebenfalls nicht gespeichert werden. Über Drucken können Sie Daten an den Drucker senden, und mithilfe der Taste Suche suchen Sie in der jeweiligen Transaktion, in der Sie sich gerade befinden, nach bestimmten Schlüsselwörtern.

Abbildung 2.7: Drucktasten-Leiste

Mithilfe der Navigationsdrucktasten können Sie die Seiten längerer Listen durchblättern. Durch Auswählen der Drucktaste Neuen Modus erzeugen wird eine zusätzliche Sitzung geöffnet; eine Sitzung ist ein weiteres Fenster, in dem auch SAP ERP ausgeführt wird und in dem Sie parallel arbeiten können (z.B. wenn Sie darauf warten, dass in Ihrer aktuellen Sitzung ein Bericht fertiggestellt wird). Standardmäßig lassen sich bis zu sechs Sitzungen parallel ausführen, Ihr Systemadministrator kann dies jedoch auf bis zu 16 Sitzungen ausweiten. Mit der Drucktaste für Verknüpfungen können Sie eine direkte Verknüpfung zu der Transaktion erstellen, in der Sie sich gerade befinden, und diese auf Ihrem Desktop speichern. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, von Ihrem Desktop direkt in diese Transaktion zu springen, ohne dorthin navigieren zu müssen. Die Taste Hilfe bietet eine Alternative zum Aufrufen der Hilfe-Funktion, die wir bereits erläutert haben. Schließlich können Sie die Einstellungen für Ihre Benutzeroberfläche mit der Drucktaste Lokales Layout anpassen individuell anpassen.

Ganz unten in der Statusleiste werden Informationen dazu angezeigt, an welcher Stelle im System Sie sich gerade befinden, z.B. der Server, mit dem Sie verbunden sind, das Programm, das gerade ausgeführt wird, der Transaktionscode usw. Um alle verfügbaren Detailinformationen anzuzeigen, wählen Sie die Listen-Drucktaste; dadurch wird ein kleines Dialogfenster geöffnet (siehe Abbildung 2.8).

Abbildung 2.8: Statusleiste

Sie schließen das Dialogfenster, indem Sie die Listen-Drucktaste erneut auswählen.

Als Nächstes lernen Sie die Navigationsmöglichkeiten im Menübaum kennen.

2.1.3 Navigieren in SAP ERP

Den größten Teil der SAP-Benutzeroberfläche macht der Menübaum aus, den Sie für das Navigieren zu den verschiedenen Modulen und Transaktionen in SAP ERP verwenden. In Abbildung 2.9 sehen Sie, wie Sie über den Menübaum z.B. zur Transaktion Sachkontenbeleg eingeben gelangen. Starten Sie die Transaktion, indem Sie per Doppelklick daraufklicken.

Abbildung 2.9: Navigation im Menübaum

Wie bereits erwähnt, können Sie Transaktionscodes als direkte Verknüpfungen zu den Transaktionen verwenden. Geben Sie dazu den Transaktionscode der Transaktion, die Sie verwenden möchten, in die Befehlszeile ein (siehe Abbildung 2.10). Das System springt anschließend direkt zu dieser Transaktion und öffnet sie, ohne dass Sie durch den Menübaum navigieren müssen.

Abbildung 2.10: Befehlszeile mit Transaktionscode

Dazu müssen Sie allerdings den Code für die jeweilige Transaktion kennen. Transaktionscodes sind ein Relikt aus den Anfängen von SAP, als es noch keine hierarchischen Menübäume gab. Heute ist es, gerade für Anfänger, einfacher, durch das Menü zu navigieren, anstatt sich Transaktionscodes zu merken. Für erfahrene Benutzer mag es ein schnellerer Weg sein, über Transaktionscodes auf ihre am häufigsten verwendeten Transaktionen zuzugreifen.

Die meisten Transaktionscodes sind vierstellige alphanumerische Codes (z.B. FB01), wobei das erste Zeichen für das Modul steht (»F« für »Finanzwesen«) und das zweite für die Funktion innerhalb des Moduls (»B« für »Beleg«). Bei den beiden letzten Zeichen handelt es sich für gewöhnlich um Zahlen, die nach der folgenden Logik aufgebaut sind: Mit einer Transaktion, die auf »1« endet, können Sie etwas erstellen (einen Beleg, einen Kunden- oder Materialstamm), mit der »2« etwas ändern, mit der »3« anzeigen und mit der »4« löschen. Bei der zunehmenden Zahl von Transaktionen wurde diese Regel nicht immer streng befolgt (bei dem oben dargestellten Beispiel mit FB50 handelt es sich um eine verhältnismäßig neue Transaktion, die von dieser Regel abweicht).

Sie können herausfinden, in welcher Transaktion Sie sich gerade befinden, indem Sie die Statusleiste prüfen (siehe oben in Abbildung 2.11). Darüber hinaus können Sie das System so voreinstellen, dass der Transaktionscode vor jedem Transaktionsnamen angezeigt wird (wie z.B. in Abbildung 2.12). Standardmäßig zeigt das System die Codes nicht an; um diese Funktion zu aktivieren, wählen Sie im Menü Zusätze • Einstellungen, und aktivieren Sie die Option Technische Namen anzeigen (siehe Abbildung 2.11).

Abbildung 2.11: Menü »Einstellungen«

Außerdem ist es möglich, dass Sie im System Favoriten für häufig verwendete Transaktionen anlegen. Die Favoriten werden oberhalb des standardmäßigen SAP-Menübaums angezeigt (siehe Abbildung 2.12). Um eine Transaktion zu Ihren Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie darauf und wählen dann die Drucktaste .

Abbildung 2.12: Favoriten verwalten

Eine weitere Methode, mit der Sie Transaktionen in Ihrem Favoritenmenü ablegen können: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Transaktion im Menüpfad, und wählen Sie anschließend zu den Favoriten hinzufügen (siehe Abbildung 2.13).

Abbildung 2.13: Rechtsklick zum Hinzufügen von Favoriten

Sie können auch das Register Favoriten verwenden, um neue Transaktionscodes zu ergänzen und Favoriten in Ordnern zu organisieren sowie aus anderen Mandanten herunter- bzw. in diese hochzuladen (siehe Abbildung 2.14).

Abbildung 2.14: Menüpfad »Favoriten«

Es gibt noch eine weitere Methode, mit der Sie Ihre Favoriten – anstatt über das SAP-Menü zu gehen – erweitern können, wenn Sie sich bereits in der Transaktion befinden. Um diese aktuelle Transaktion zu Ihren Favoriten hinzuzufügen, verwenden Sie den Menüpfad System • Benutzervorgaben • Favoriten Erweitern (siehe Abbildung 2.15).

Abbildung 2.15: Favoriten erweitern

Sie haben nun die Grundlagen der Navigation im SAP-ERP-System kennengelernt. Abschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie sich vom System abmelden.

2.1.4 Abmelden von SAP ERP

Sie können sich vom SAP-ERP-System abmelden (oder die Verbindung zu diesem aufheben), indem Sie das Fenster der Sitzung schließen, in der Sie gerade arbeiten. Falls Sie in mehreren Sitzungen parallel arbeiten, müssten Sie jedoch für eine vollständige Abmeldung alle Fenster schließen. Am einfachsten und schnellsten lassen sich alle Sitzungen gleichzeitig beenden, indem Sie zum Hauptmenü gehen und System • Abmelden auswählen (siehe Abbildung 2.16). Um sich von sämtlichen Sitzungen gleichzeitig abzumelden, können Sie auch die Transaktion /NEX verwenden.

Abbildung 2.16: Abmelden vom System

Abbildung 2.17: Nicht gesicherte Daten werden verloren gehen

In dem folgenden Video demonstrieren wir Ihnen, wie Sie in SAP ERP navigieren können. Sie erfahren, wie Sie sich am System anmelden, wie die SAP-Benutzeroberfläche aussieht und wie Sie sich im System zurechtfinden.

Wir haben ein weiteres Video für Sie vorbereitet, in dem Sie nachvollziehen können, wie Sie mit Transaktionscodes und Verknüpfungen navigieren sowie die Hilfe-Funktion einsetzen können.

2.1.5 Neue Entwicklungen der SAP-ERP-Benutzeroberfläche

Die Oberfläche SAP GUI, die wir Ihnen soeben gezeigt haben, wurde 1992 entwickelt und gilt v. a. unter SAP-Neukunden als nicht mehr als zeitgemäß. Die SAP ist daher seit einigen Jahren bemüht, ihre Software in moderneres Design zu verpacken. Dabei entstanden die neuen Oberflächen NetWeaver Business Client, SAP Personas und SAP Fiori. Zusätzlich bietet SAP mit den UX Design Services einen eigenen Service an, um die Benutzeroberfläche an kundenspezifische Anforderungen anzupassen.

Der Nutzen dieser neuen Werkzeuge, insbesondere das mit großem Aufwand vorangetriebene SAP Fiori, wird in der Branche zwiespältig beurteilt. Während die moderne Oberfläche für Neukunden ein Kaufargument ist, sehen Bestandskunden, die sich an SAP GUI seit Langem gewöhnt haben, zunächst keinen Vorteil darin. Im Gegenteil: Die Umstellung auf eine neue Benutzeroberfläche ist mit beträchtlichem Aufwand verbunden: Die Software muss installiert und getestet werden, die Berechtigungen sind ggf. zu überarbeiten, und letztendlich müssen alle Anwender geschult werden. Bis sich alle Benutzer an die neue Oberfläche gewöhnt haben, wird eine gewisse Zeit vergehen, während derer sie weniger produktiv arbeiten als vorher mit SAP GUI, da sie praktisch alle Funktionen neu erlernen müssen.

SAP Personas

SAP Personas ist ein Plug-in-Toolkit, mit dem Unternehmen SAP-ERP-Bildschirmmasken personalisieren können, damit diese zu den individuellen geschäftlichen Anforderungen passen, ohne dass dafür eine kundenspezifische Programmierung oder externe Ressourcen erforderlich sind. Je nach Bedarf kann ein Unternehmen seine grafische Benutzeroberfläche vereinfachen, indem es ungenutzte Felder beseitigt, sich wiederholende Einträge automatisiert, Drop-down-Menüs bereitstellt oder mehrere Bildschirmmasken in einem einzigen Erfassungsbild zusammenfasst. Farben am Bildschirm oder Eingabemasken können geändert oder neu angeordnet werden, um sie intuitiver zu gestalten. Mit SAP Personas können Sie Bildschirmmasken basierend auf einer Benutzerrolle ändern und je nach Anforderung der einzelnen Benutzer mehr oder weniger Informationen bereitstellen. In Abbildung 2.18 sehen Sie ein Beispiel für eine mit Eingabefeldern und Absprungmöglichkeiten überladene Funktionalität in SAP ERP.

Abbildung 2.18: SAP Personas – vorher

Dagegen sehen Sie in Abbildung 2.19, wie dieselbe Funktionalität mithilfe von Personas auf das Wesentliche reduziert und deutlich benutzerfreundlicher dargestellt werden kann.

Abbildung 2.19: SAP Personas – nachher

SAP Fiori

SAP Fiori bietet ein für SAP völlig neues Oberflächendesign, das Anwendungen und Kacheln verwendet, wie wir dies von modernen Smartphones und Tablets kennen. SAP hat dafür eigene grundsätzliche Design-Richtlinien festgelegt (SAP UI5 genannt), die für alle neueren Oberflächen Gültigkeit haben.

Den zentralen Einstiegspunkt in Fiori bieten sogenannte Launchpads. Abhängig von den Rollen und Berechtigungen, über die ein Mitarbeiter verfügt, steht ihm eine entsprechende Anzahl von Anwendungen zur Verfügung. Die Anwendungen unterscheiden sich in drei Kategorien:

1. Transaktionale Anwendungen ermöglichen dem Benutzer, einen Vorgang zu verbuchen, z.B. das Genehmigen eines Arbeitszeitblatts, das Ausgleichen von Zahlungseingängen oder das Anlegen von Kundenaufträgen.
2. Infoblätter zeigen Kontextinformationen an und bieten Analysefunktionen, z.B. zu Fertigungsauftragsrückmeldungen oder Qualitätsmeldungen.
3. Analytische Apps bieten betriebswirtschaftliche Informationen und Analysen in Echtzeit, anhand derer Sie bestimmte Leistungskennzahlen (KPIs) wie Umsatz, Lagerhüter oder bewertete Bestandsmengen überwachen können. Ein Beispiel für Fiori-Apps für verschiedene Gerätetypen und in unterschiedlichen Größen sehen Sie in Abbildung 2.20.

Abbildung 2.20: Fiori-Apps auf Smartphones, Tablets oder Desktop-PCs

SAP UX Design Services

SAP UX Design Services sind ein Angebot der SAP, eine kundenindividuelle, maßgeschneiderte Benutzeroberfläche zu erstellen, bei der zunächst die Anforderungen der Endanwender aufgenommen werden und dann eine spezifische Lösung entworfen und umgesetzt wird.