1.4 Customizing

Im SAP-Umfeld wird häufig vom Customizing gesprochen. Der Begriff steht für die Anpassung einer Standardsoftware an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens. SAP stellt viele »Schräubchen« zur Verfügung, an denen man drehen kann, damit sich das System den unternehmensspezifischen Bedarfen entsprechend verhält. Betriebswirtschaftliche Prozesse ähneln sich zwar im Großen und Ganzen, sind aber in den Feinheiten je Unternehmen recht unterschiedlich. Das Customizing in SAP wird in der Regel von der IT-Abteilung bzw. von Beratern den Anforderungen der Anwender/des Fachbereichs entsprechend vorgenommen. Nichtsdestotrotz ist auch für den Anwender ein Grundverständnis davon, was Customizing ist und welche Einstellungsmöglichkeiten es dort gibt, hilfreich. Daher möchte ich Sie ermutigen, auf jeden Fall einen Blick ins Customizing zu werfen.

Wir wollen uns ein sehr allgemeines Beispiel für solch ein »Customizing-Schräubchen« ansehen: Man kann in SAP einstellen, dass länderspezifische Prüfungen vorgenommen werden. Beispielsweise kann das System abhängig vom Land bei eingegebenen Adressen prüfen, ob die Länge der Postleitzahl korrekt ist. Dies wird zentral im Customizing eingestellt, wie in Abbildung 1.12 zu sehen ist. Ändert sich die Länge der Postleitzahl, so muss man nicht programmieren können und keine aufwendigen Systemänderungen vornehmen, sondern (etwas vereinfacht dargestellt) lediglich in diesem Feld die Länge der Postleitzahl ändern, damit systemweit die neue Längenprüfung greift – so funktioniert Customizing!

Abbildung 1.12: Länderspezifische Prüfungen im Customizing

Auf die Einstellungen im Customizing wird über die Transaktion SPRO (SAP-Menü Werkzeuge • Customizing • IMG) zugegriffen.

Abbildung 1.13: Einstieg Transaktion SPRO

Im Einstiegsbild (siehe Abbildung 1.13) klicken Sie zunächst auf den Button . Dann sehen Sie die einzelnen Kategorien, in denen Customizing-Einstellungen vorgenommen werden können (siehe Abbildung 1.14).

Abbildung 1.14: Menü Transaktion SPRO

Wenn man eine dieser Kategorien durch Klick auf die Schaltfläche aufklappt, kann man im Customizing weiter navigieren, bis man zu den konkreten Einstellungsmöglichkeiten kommt (siehe Abbildung 1.15).

Abbildung 1.15: Customizing Vertrieb

Mit Klick auf die Schaltfläche vor einem Eintrag öffnet sich eine meist sehr ausführliche Hilfe zu dem jeweiligen Customizing-Punkt. Wenn Sie auf den Button klicken, öffnet sich ein Bild, in dem sich verschiedene Einstellungen vornehmen lassen. Klicken wir z.B. auf die in Abbildung 1.15 gezeigte Option , können wir die Einstellungen zur Auftragsart in SAP sehen, die wir detailliert in Abschnitt 4.1 behandeln. Zunächst müssen wir hier eine Auftrags- bzw. Verkaufsbelegart auswählen, indem wir in der entsprechenden Zeile links neben der Bezeichnung auf das graue Kästchen klicken. Die Zeile ist dann farbig hinterlegt (siehe. Abbildung 1.16).

Abbildung 1.16: SPRO – Auftragsart auswählen

Anschließend können Sie sich durch Klick auf den Button das Detailbild zur Auftragsart anzeigen lassen – Abbildung 1.17 zeigt einen Ausschnitt der möglichen Einstellungen zur Auftragsart.

Abbildung 1.17: SPRO – Detailbild Auftragsart TA

2 Der Vertriebsprozess im Überblick

In diesem Kapitel lernen Sie die grundsätzlichen Abläufe im Vertriebsprozess kennen. Man sollte immer im Blick haben, an welcher Stelle im Prozess man sich gerade befindet, um die Zusammenhänge besser verstehen zu können.

Als Basis für den Vertriebsprozess werden zunächst sogenannte Stammdaten gepflegt. Auf diese können Sie beim Anlegen von Belegen im System immer wieder zurückgreifen. Beispiele hierfür sind Kunden- und Materialstämme, die wir in Kapitel 10 behandeln. Der Vertriebsprozess besteht aus den folgenden Teilschritten, wobei das Dreigespann Auftrag – Auslieferung – Faktura das Herzstück des Vertriebsprozesses darstellt:

1. Vorverkaufsaktivitäten: Eine Anfrage dokumentiert im System die Aufforderungen eines Kunden, eine Verkaufsauskunft zu geben. Auch das Erstellen von Angeboten zählt zu den Vorverkaufsaktivitäten in SAP.
2. Verkauf: Vom Kundenservice des Unternehmens werden Aufträge entgegengenommen. Im Auftrag sind alle wichtigen Informationen für den Verkauf enthalten:

• Informationen zum Kunden (an wen wird verkauft?),
• Informationen zur Ware (was wird verkauft?),
• Preisinformationen/Konditionen,
• Liefertermine und zugeordnete Mengen.

1. Versand: Um den Versand in SAP abzubilden, wird infolge des Auftrags ein eigener Beleg, die Auslieferung, angelegt. Diese ist Basis für weitere Teilschritte des Versands, wie z.B. das Kommissionieren (das Zusammenstellen der Ware im Lager), die Transportdisposition (Planung und Organisation des Transports) sowie die Buchung des Warenausgangs.
2. Fakturierung (Rechnungsstellung): In diesem Schritt wird eine Faktura angelegt. Dieser Beleg stellt die Basis für die Erstellung der Rechnungspapiere dar. Zudem dient die Faktura als Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, damit man die Zahlungsabwicklung vornehmen kann.
3. Zahlung: Hier wird der Zahlungseingang gebucht – dieser Schritt wird in der Finanzbuchhaltung durchgeführt und ist nicht Gegenstand dieses Buches.

Zu jedem der aufgeführten Teilschritte wird in SAP ein Beleg erstellt. Diese werden wir uns in späteren Kapiteln noch genauer anschauen:

• Vorverkaufsaktivitäten --> Anfrage und Angebot (Kapitel 7)
• Verkauf --> Auftrag (Kapitel 4)
• Versand --> Auslieferung (Kapitel 5)
• Kommissionierung --> Transportauftrag (Abschnitt 5.4.1)
• Transportdisposition --> Transportbeleg (wird in diesem Buch nicht näher behandelt)
• Warenausgang --> Materialbeleg (und im Hintergrund ein Buchhaltungsbeleg) (Abschnitt 5.4.2)
• Fakturierung --> Faktura (und im Hintergrund ein Buchhaltungsbeleg) (Kapitel 6)

Abbildung 2.1 zeigt Ihnen den gesamten Vertriebsprozess noch einmal im Überblick.

Abbildung 2.1: Vertriebsprozess im Überblick

Zu den angelegten Belegen und Stammdaten kann man in SAP diverse Auswertungen und Analysen durchführen. Diese behandeln wir in Kapitel 11.

3 Schritt für Schritt – ein einfacher Verkaufsprozess

Nun wollen wir gleich in medias res gehen und Schritt für Schritt einen einfachen Verkaufsvorgang im SAP-System abbilden: vom Auftrag über die Lieferung bis hin zur Rechnungsstellung an den Kunden. Zuvor bereiten wir die hierfür notwendigen Stammdaten vor (Kundenstamm und Materialstamm). Die in diesem Kapitel erstellten Daten und Belege dienen als Basis für die detaillierten Erklärungen in den Folgekapiteln.

Wir beschränken uns zunächst auf die minimal benötigten Informationen (und das sind immer noch mehr als genug), um ein Gefühl für das System zu bekommen: was mindestens getan werden muss, um mit SAP einen Verkaufsprozess abzuwickeln. Nach diesem Kapitel greifen wir die einzelnen Schritte Auftrag – Auslieferung – Faktura nochmals vertiefend auf. Abbildung 3.1 zeigt Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte.

Abbildung 3.1: Übersicht Verkaufsprozess

Das Diagramm wird uns in diesem Kapitel begleiten, sodass wir immer im Blick haben, wo im Verkaufsprozess wir uns gerade befinden. Da wir die Daten und Belege in den folgenden Kapiteln wieder aufgreifen, notieren Sie bitte die Belegnummern sowie die Kunden- und Materialnummer.