SAP-Agenturgeschäft (LO-AB): Zentralregulierung, Bonus und Provision

2.1 Belegtypen und Buchungssystematik

Ich gehe hier nur auf die gängigsten Belegtypen des Agenturgeschäfts ein. Weitere Belegtypen sind im SAP-Standard vorhanden und können ebenso zum Einsatz kommen, sofern ein konkreter Geschäftsprozess dies erfordert.

2.1.1 Die Regulierungsanforderung

Mithilfe der Regulierungsanforderung werden Belege für einen Rechnungssteller (Kreditor, Lieferant) und einen Rechnungsempfänger (Debitor, Kunde) ohne Bezug zu vorgelagerten Einkaufsvorgängen erfasst. Für die Erfassung des Belegs müssen keine Vorgängerbelege im System vorhanden sein. Abbildung 2.1 zeigt ein Szenario, das nur Regulierungsanforderungen beinhaltet. Diese lösen Folgebelege in der Finanzbuchhaltung aus.

Abbildung 2.1: Belegfluss mit Regulierungsanforderung

Je nach Prozess und zugehörigem Customizing (= Einstellungen im SAP-System, Konfiguration der einzelnen Prozesse), können Regulierungsanforderungen unter Angabe folgender Partner erfasst werden:

• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger,
• Rechnungssteller,
• Rechnungsempfänger,
• ohne Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger.

Im nachfolgenden Beispiel (siehe Abbildung 2.2) handelt es sich um eine Regulierungsanforderung mit Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Diese Art der Erfassung wird z.B. häufig bei Zentralregulierungsprozessen – vereinfacht ausgedrückt, wickelt ein Zentralregulierer Geschäfte zwischen Dritten ab – angewendet. Zur Anlage einer Regulierungsanforderung wählen Sie im Menü den Pfad Logistik • Agenturgeschäft • Regulierung • Regulierungsanforderung • anlegen oder Transaktion WZR1.

Abbildung 2.2: Übersichtsbild Regulierungsbeleg

Die Regulierungsart steuert z.B., welche Partner im Beleg zu erfassen sind, welche Status ein Beleg vor seiner Überleitung in die Finanzbuchhaltung durchlaufen kann oder muss, und wie die Buchung in der Finanzbuchhaltung erfolgt. Wenn Sie eine Regulierungsanforderung erfassen wollen, müssen Sie zuerst eine Regulierungsart auswählen.

Die Fakturaart steuert unter anderem die Preisfindung, die Kontenfindung, ob es sich um eine Rechnung oder Gutschrift handelt und in welchem Nummernkreis der Beleg angelegt wird.

Beim Rechnungssteller handelt es sich um einen Kreditor, der in der Komponente Finanzwesen angelegt ist.

Beim Rechnungsempfänger handelt es sich um einen Debitor, der in der Komponente Finanzwesen angelegt ist.

Der Buchungsstatus zeigt an, ob ein Beleg bereits in die Finanzbuchhaltung übergeleitet wurde, oder ob er storniert bzw. auf »erledigt« gesetzt wurde.

Eine Material-bezogene Erfassung der Rechnungspositionen ist möglich.

Die Regulierungsanforderungen enthalten Kopf- und Positionsdaten. Die Kopfdaten sind für den gesamten Beleg gültig, die Positionsdaten beziehen sich nur auf die jeweilige Position des Belegs. Nachfolgend werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Kopf- und Positionsdetails.

Kopfdetails

Auf dem Reiter Buchhaltung, siehe Abbildung 2.3, finden Sie weitere Eingabeoptionen beziehungsweise die Möglichkeit, automatisch abgeleitete Daten zu überschreiben, z.B. den Regulierungsgrund oder den zu verwendenden Währungskurs:

Abbildung 2.3: Kopfdetail Buchhaltungsdaten

Auf dem Reiter Lieferant, siehe Abbildung 2.4, können Sie beispielsweise einen Zahlweg oder einen Abweichenden Kreditor erfassen:

Abbildung 2.4: Kopfdetail Lieferantendaten

Auch auf dem Reiter Kunde, siehe Abbildung 2.5, können Sie einen Zahlweg und Zahlungsbedingungen erfassen:

Abbildung 2.5: Kopfdetail Kundendaten

Auf dem Reiter Status, siehe Abbildung 2.6, sehen Sie, welchen APPLIKATIONSSTATUS ein Beleg der betreffenden Fakturaart durchlaufen kann, und in welchem er sich aktuell befindet. Der Status steuert, ob ein Folgebeleg zur Regulierungsanforderung erzeugt werden kann, z.B. ein Beleg in der Finanzbuchhaltung oder ein Folgebeleg innerhalb des Agenturgeschäfts. Hier können Sie auch manuell einen Status zuweisen. Auf die Applikationsstatus werde ich noch im Abschnitt Statusverwaltung näher eingehen.

Abbildung 2.6: Kopfdetail Statusverwaltung

Auf dem Reiter Administration sehen Sie, ob es sich um einen Stornobeleg handelt und welcher Ursprungsbeleg storniert wurde. Außerdem kann hier bei der Verwendung von Konditionskontrakten (siehe Kapitel 5.2) in den entsprechenden Vertrag verzweigt werden (siehe Abbildung 2.7).

Abbildung 2.7: Kopfdetail Administrationsdaten

Wurde der angezeigte Beleg storniert, finden Sie auf dem Reiter Stornobeleg Detailinformationen zum Stornobeleg (siehe Abbildung 2.8).

Abbildung 2.8: Kopfdetail Stornoinformationen

Auf dem Reiter Zusatzdaten können kundeneigene Zusatzfelder modifikationsfrei, d. h. ohne Änderungen am SAP-Standard, eingebunden werden (siehe Abbildung 2.9). Diese Zusatzdaten können rein informativen, aber auch steuernden Charakter – z.B. auf die Preis- und Kontenfindung oder die Ausgabe von Nachrichten – haben.

Abbildung 2.9: Kopfdetail Zusatzdaten

Nach dem Sichern der Regulierungsanforderung sehen Sie auf dem Reiter Vergütungslistenerweiterung die Folgebelege vom Typ »Vergütungsliste« aufgelistet, in welche die Regulierungsanforderung einfließen wird (siehe Abbildung 2.10). Auf die erweiterten Vergütungslisten werde ich in Abschnitt 2.1.2 noch genauer eingehen.

Abbildung 2.10: Kopfdetail Vergütungslistenerweiterung

Positionsdetails

Der Reiter Konditionen(EK) beinhaltet die Einkaufskonditionen, also z.B. auch Abzüge, die dem Rechnungssteller/Lieferanten in Rechnung gestellt werden, in Abbildung 2.11 etwa eine Delkrederegebühr. Das Kalkulationsschema, das aufseiten des Rechnungsstellers zur Anwendung kommt, kann dabei von dem des Rechnungsempfängers abweichen:

Abbildung 2.11: Positionsdetail Einkaufskonditionen

Auf dem Reiter Konditionen(VK) sehen Sie die Verkaufskonditionen, etwa Abzüge, die wiederum dem Rechnungsempfänger/Kunden in Rechnung gestellt werden. In Abbildung 2.12 kommen keine Abzüge zum Tragen. Das Kalkulationsschema, das aufseiten des Rechnungsempfängers zur Anwendung kommt, kann dabei von dem des Rechnungsstellers abweichen.

Abbildung 2.12: Positionsdetail Verkaufskonditionen

Auf dem Reiter Kontierung kann der Erfasser Kontierungsobjekte wie z.B. Kostenstelle oder Ergebnisobjekt für die controllingrelevanten Positionen eingeben, falls diese nicht aufgrund hinterlegter Regeln in den Rechnungswesen-Komponenten automatisch abgeleitet werden. Können die Kontierungsobjekte automatisch abgeleitet werden, muss hier nichts erfasst werden, wie in Abbildung 2.13 dargestellt.

Abbildung 2.13: Positionsdetail Kontierung

Statusverwaltung

Im Customizing können Sie sogenannte Statusgruppen definieren, denen Sie die möglichen Applikationsstatus, die eine Regulierungsanforderung erreichen kann, zuordnen. Je Status ist festlegbar, ob eine Überleitung des Belegs in die Finanzbuchhaltung möglich sein soll oder nicht (siehe Abbildung 2.14 bis Abbildung 2.16).

Abbildung 2.14: Customizing der Applikationsstatus

Abbildung 2.15: Customizing Statusgruppe

Abbildung 2.16: Zuordnung der Applikationsstatus zur Statusgruppe

Damit eine Statusgruppe für den gewünschten Prozess gültig wird, müssen Sie sie noch im Customizing der Regulierungsart/Fakturaart des Prozesses hinterlegen.

Wenn Sie versuchen, eine Regulierungsanforderung überzuleiten, die noch keinen Status erreicht hat, der eine Überleitung an die Finanzbuchhaltung erlaubt, erhalten Sie die folgende Systemmeldung:

Mithilfe der Statusverwaltung können Sie in Verbindung mit entsprechenden Berechtigungsausprägungen ein Vier-Augen-Prinzip (oder auch n-Augen-Prinzip) abbilden oder bei maschineller Anlage von Regulierungsanforderungen verhindern, dass Belege ungeprüft in die Finanzbuchhaltung einfließen und unter Umständen wieder storniert werden müssen.

Den Applikationsstatus der Regulierungsanforderungen können Sie entweder im Änderungsmodus einer einzelnen Regulierungsanforderung – was in der Praxis eher selten vorkommt – oder mittels einer Massenänderung wechseln. Hierzu lassen Sie sich die relevanten Belege, wie in Abbildung 2.17 dargestellt, anzeigen. Wählen Sie hierzu den Menüpfad Logistik • Agenturgeschäft • Umfeld • Listausgabe Agenturbelege oder Transaktion WLI2:

Abbildung 2.17: Beispiel-Anzeige aller Belege mit Status »erfasst«

Selektieren Sie die freizugebenden Belege und betätigen Sie den Button . Sie werden aufgefordert, den gewünschten Applikationsstatus einzugeben (siehe Abbildung 2.18).

Abbildung 2.18: Beispiel-Eingabe des neuen Applikationsstatus

Nach Eingabe des neuen Status erhalten Sie, wie im Beispiel in Abbildung 2.19, ein Nachrichtenprotokoll über die erfolgten Änderungen:

Abbildung 2.19: Nachrichtenprotokoll nach Statusänderung

In unserem Beispiel wurde der Status der selektierten Belege auf »Z005 manuell freigegeben« gesetzt. Da dieser eine Buchung in der Finanzbuchhaltung erlaubt, wurden die Belege sofort in die Buchhaltung übergeleitet. Wenn Sie es wünschen, kann die Überleitung an die Finanzbuchhaltung von der Statusänderung entkoppelt werden. Dies bedeutet, dass die Belege zwar einen Status erhalten, der eine Überleitung erlaubt, diese selbst aber in einem separaten Schritt angestoßen werden muss. Dies ist in der Praxis z.B. dann erforderlich, wenn die freigebende Person keine Berechtigung zum Buchen von Belegen in der Finanzbuchhaltung hat, die Überleitung (und somit Buchung) in die Finanzbuchhaltung daher durch eine andere Person oder automatisiert erfolgen muss. Details zur Überleitung in die Finanzbuchhaltung erhalten Sie im Abschnitt 2.3.

Texte

Wenn Sie neben einem Kurztext noch weitere Texte oder Hinweise in einem Regulierungsbeleg erfassen möchten, können Sie diese entweder auf Belegkopfebene (siehe Abbildung 2.20)

Abbildung 2.20: Erfassung Kopftexte

oder auf Belegpositionsebene (siehe Abbildung 2.21) eingeben (Transaktion WZR1/WZR2).

Abbildung 2.21: Erfassung Positionstexte

Welche Textarten auf Kopf- oder Positionsebene zur Verfügung stehen, können Sie selbst im Customizing definieren. Es ist auch eine Ausgabe der Texte zur Erläuterung der Positionen auf Korrespondenzen – in Anschreiben, E-Mails etc. – möglich.

Listerfassung

Je nach Szenario kann es von Vorteil sein, Belege nicht einzeln, sondern mithilfe der sogenannten Listerfassung einzugeben. Wenn Sie z.B. mehrere Rechnungen eines Lieferanten an unterschiedliche Kunden erfassen möchten, ist das sehr übersichtlich in der Listerfassung möglich, statt mehrere Einzelbelege zu erfassen. In Abbildung 2.22 sehen Sie ein Beispiel hierzu:

Abbildung 2.22: Listerfassung Lieferant

Die Listerfassung erfolgt im Menü unter Logistik • Agenturgeschäft • Regulierung • Regulierungsanforderung • anlegen bzw. Transaktion WZR1. Klicken Sie hier auf den Button .

Um Eingabefehler zu vermeiden, können Sie eine Prüfsumme über alle Einzelbeträge erfassen. Eine Differenz zwischen Prüfsumme und Summe der Einzelbeträge wird Ihnen vom System angezeigt. Beim Sichern werden so viele Einzelbelege wie Einträge in der Listerfassung erzeugt, im obigen Beispiel also drei Einzelbelege. Das Erfassungslayout können Sie individuell anpassen, je nachdem, welche Informationen normalerweise zu erfassen sind. So können Sie beispielsweise die Spalte zur Eingabe einer Materialnummer ausblenden, wenn Sie regelmäßig ohne Materialangabe arbeiten.

Abbildung 2.23 zeigt, dass sich die Listerfassung auch für mehrere Belege unterschiedlicher Lieferanten für einen Kunden eignet. Betätigen Sie hierfür in der Transaktion WZR1 den Button .

Abbildung 2.23: Listerfassung Kunde

Überdies können Sie, wie in Abbildung 2.24 dargestellt, auch viele Belege unterschiedlicher Lieferanten für unterschiedliche Kunden erfassen. Betätigen Sie hierfür in der Transaktion WZR1 den Button .

Abbildung 2.24: Listerfassung beidseitig

2.1.2 Die erweiterte Vergütungsliste

Mithilfe der erweiterten Vergütungsliste werden, ganz verallgemeinernd ausgedrückt, Informationen aus (in der Regel mehreren) Regulierungsanforderungen zu vorher definierten Zeitpunkten gesammelt und weiterverarbeitet. Bei dieser Weiterverarbeitung kann es sich beispielsweise um folgende Funktionen handeln:

• gesammelte Abrechnung von Abzügen und deren Buchung im Finanzwesen, z.B. für einbehaltene Provisionen oder Gebühren auf eingereichte Rechnungen gegenüber dem Rechnungssteller,
• gesammelte Abrechnung von Vergütungen und deren Buchung im Finanzwesen, z.B. für Provisionen oder Boni aus Umsätzen gegenüber einem Berechtigten, etwa einem Kunden, einem Vertriebsmitarbeiter oder einem Verbundunternehmen,
• Ermittlung und gesammelte Buchung im Finanzwesen von unterjährigen Rückstellungen, z.B. monatsweise Rückstellungen für Bonuszahlungen zum Jahresende und deren automatische Auflösung (periodisch rollierend oder zum Jahresende),

In der Regel werden hierbei Buchungen in der Finanzbuchhaltung angestoßen, wie in Abbildung 2.25 dargestellt:

Abbildung 2.25: Belegfluss mit Vergütungslisten (Variante A)

Erweiterte Vergütungslisten können aber auch »nur« Beleginformationen aus vorgelagerten Belegen sammeln, ohne eine Buchung im Finanzwesen auszulösen. Beachten Sie hierzu bitte Abbildung 2.26. In der Praxis wird diese Art von Vergütungslisten regelmäßig verwendet zur Erstellung von

• Belegauswertungen,
• Buchungsnachweisen (z.B. bei automatisch erzeugten Rückstellungsbuchungen),
• Zahlungsavisen über zu einem bestimmten Zeitpunkt fällige Rechnungen für die Rechnungssteller,
• Zahlungsaufforderungen über zu einem bestimmten Zeitpunkt fällige Rechnungen für die Rechnungsempfänger.

Abbildung 2.26: Belegfluss mit Vergütungslisten (Variante B)

In komplexeren Szenarien, wie in Abbildung 2.27 beispielhaft skizziert, fließen Regulierungsanforderungen sowohl in buchende als auch in rein informatorische Vergütungslisten ein:

Abbildung 2.27: Belegfluss in komplexerem Szenario

In diesem Szenario werden eingereichte Rechnungen wöchentlich reguliert. Der Lieferant erhält jede Woche ein Zahlungsavis über die fälligen Rechnungen. Monatlich werden die Delkrederegebühren mittels Vergütungsliste abgerechnet und in der Finanzbuchhaltung gebucht. Der Abzug der Delkrederegebühr wird bei Fälligkeit ebenfalls auf dem Zahlungsavis ausgewiesen. In der Regel wird außerdem mit der Erzeugung der erweiterten Vergütungsliste ein Output – das kann ein Papierausdruck, eine E-Mail, ein Fax oder ein anderes elektronisches Ausgangsformat sein – erzeugt. Im nachfolgenden Beispiel (siehe Abbildung 2.28) wurden von einem Lieferanten drei Rechnungen eingereicht, über die eine gesammelte Abrechnung der Delkrederegebühren zum Monatsende erfolgen soll:

Abbildung 2.28: Beispiel Vergütungslistenbasis

In der Finanzbuchhaltung sind vor der Abrechnung die Gebühren noch nicht gebucht, es besteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten in Höhe von 12.411,12 EUR (siehe Abbildung 2.29):

Abbildung 2.29: Offene Posten – Anzeige Kreditor vor Gebührenabrechnung

Die Gebührenabrechnung ermittelt nun die in den Einzelbelegen berechneten Gebührenbeträge, führt – falls Sie dies so im Customizing eingestellt haben – eine neue Preisfindung durch und bucht den Gebührenbetrag in der Finanzbuchhaltung (siehe Abbildung 2.30). Die Erzeugung der Vergütungslisten erfolgt über den Menüpfad Logistik • Agenturgeschäft • erweiterte Vergütungsliste • allgemein oder Transaktion WLF_RRLE_CREATE.

Abbildung 2.30: Vergütungsliste Delkredereabrechnung

Im Beispiel sehen Sie nun eine Vergütungsliste mit Buchungsdatum = Monatsende, die die Delkrederegebühren in Höhe von 321,48 EUR aus drei Regulierungsanforderungen gesammelt und gebucht hat. Die Ursprungsbelege sind als Belegpositionen in die Vergütungsliste übernommen worden. Per Doppelklick auf eine Belegnummer können Sie auch wieder in die Anzeige des Ursprungsbelegs verzweigen. Aufgrund der Einstellungen im Customizing wurde automatisch eine Überleitung in die Finanzbuchhaltung angestoßen, sodass Sie auf dem Kreditorenkonto, siehe Abbildung 2.31, nun auch die Buchung für die Gebührenabrechnung sehen können:

Abbildung 2.31: Offene Posten, Anzeige Kreditor nach Gebührenabrechnung

Im Beispiel werden die Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten um den Gebührenbetrag reduziert, der Zahllauf führt dementsprechend zu einer Überweisung in Höhe von 12.089,64 EUR.

Vergütungslisten können für unterschiedliche Empfänger erzeugt werden; es muss sich nicht um den Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger aus den zugrunde liegenden Regulierungsanforderungen handeln. Beispielsweise kann der Empfänger eines Bonus ein Vertriebsmitarbeiter sein, oder Begünstigter einer Rückversicherungsprämie für die Übernahme des Delkredererisikos eines Zentralregulierers ist ein Versicherungsunternehmen.

Mithilfe von BAdI-Implementierungen sind kundenindividuelle Ermittlungsregeln hinterlegbar, sodass z.B. der jeweilige Vergütungslistenempfänger auch aus Geschäftspartnerstammdaten, Konditionskontrakten oder kundenindividuellen Tabellen ermittelt werden kann.