Projektcontrolling mit SAP PS

2.1 Projektstrukturpläne

Ein Projektstrukturplan (PSP) dient dazu, ein Projekt in eine geeignete Struktur zu gliedern, um Kosten, Erlöse und Termine planen, erfassen und überwachen zu können. Die Logik, nach der die Gliederung erfolgt, hängt von der Art des Projektes ab; so kann man es beispielsweise nach Projektphasen, nach Produktbaugruppen oder nach Organisationseinheiten strukturieren.

In PS benötigt ein PSP zunächst eine Projektdefinition, die eine eindeutige Projektnummer festlegt und einige Voreinstellungen, z.B. zu den Organisationseinheiten, Steuerungsparametern, Währungen usw., enthält.

Neben der Projektdefinition besteht der Projektstrukturplan aus sogenannten PSP-Elementen. Beispielsweise entsprächen bei einer phasenorientierten Projektstruktur die PSP-Elemente den einzelnen Projektphasen, wie Analyse, Konzeption, Umsetzung usw.; bei einer Strukturierung nach Produktbaugruppen wäre es empfehlenswert, für jede Baugruppe ein eigenes PSP-Element anzulegen und entsprechend bei einem Aufbau anhand von Organisationseinheiten ein PSP-Element je Einheit.

Ein PSP-Element hat ebenso wie die Projektdefinition eine mandantenweit eindeutige Nummer und dient dazu, die Projektstruktur hierarchisch aufzubauen. Dieser Zusammenhang ist in Abbildung 2.1 dargestellt.

Abbildung 2.1: Projektstrukturplan

Das Projekt 1234 enthält die Projektdefinition und darüber hinaus mehrere PSP-Elemente auf drei Hierarchiestufen. Das PSP-Element auf der höchsten Ebene heißt Kopf-PSP-Element und hat im Beispiel dieselbe Nummer wie die Projektdefinition. Die Nummern der darunterliegenden PSP-Elemente beginnen mit der Projektnummer sowie mit weiteren Nummern, die die Hierarchiestufe kennzeichnen. Ein Projektstrukturplan wird somit ausschließlich aus PSP-Elementen aufgebaut. Jedes Element in der Hierarchie ist grundsätzlich gleich: Sie können auf jeder Ebene planen, Istdaten erfassen und Auswertungen fahren. Sämtliche erfassten Plan- und Istwerte bezüglich Kosten und Erlösen oder Terminen werden innerhalb einer PSP-Struktur stets von unten nach oben verdichtet; dies bedeutet, dass in Berichten auf jedem PSP-Element die Zusammenfassung aller darunterhängenden PSP-Elemente ausgewertet werden kann.

Aus technischer Sicht ist ein PSP-Element in erster Linie ein Kontierungsobjekt, wie z.B. eine Kostenstelle oder ein Innenauftrag; darauf können Sie also Kosten planen und buchen. Darüber hinaus hat ein PSP-Element, ebenso wie ein Innenauftrag, temporären Charakter; das PSP-Element hat also einen begrenzten Lebenszyklus. Daher verfügt es über eine Statusverwaltung, die anzeigt, ob das PSP-Element noch aktiv ist oder nicht. PSP-Elemente bieten allerdings über die Funktionalität von Innenaufträgen hinaus noch weitaus mehr, wie etwa die bereits erwähnten Möglichkeiten zur hierarchischen Gliederung und zur Terminplanung. Außerdem sind PSP-Elemente stärker in die Logistikmodule integriert als Innenaufträge – sie können beispielsweise Bedarfe erzeugen und nahtlos mit Netzplänen verknüpft werden.

Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie Projektstrukturpläne im SAP-System anlegen.

2.1.1 Der Project Builder

Der Project Builder ist im SAP-System das zentrale Pflegewerkzeug für Projekte, das das Anlegen, Ändern und Löschen von PSP-Elementen, Netzplänen, Meilensteinen und weiteren Objekten erlaubt. Sie erreichen den Project Builder entweder über die Transaktion CJ20N oder über das Menü Rechnungswesen • Projektsystem • Projekt • Project Builder.

Der Project Builder ist in drei Bereiche aufgeteilt (siehe Abbildung 2.2):

• Strukturbaum : Im Hierarchiebereich sehen Sie die Struktur des aktuellen Projektes. Sie können hier per Drag & Drop Elemente zur Struktur hinzufügen oder Elemente verschieben.
• Arbeitsvorrat : Im Vorlagenbereich haben Sie zwei Möglichkeiten: Wenn Sie noch kein Projekt zum Bearbeiten geöffnet haben, finden Sie im Arbeitsvorrat die fünf zuletzt von Ihnen bearbeiteten Projekte. Wechseln Sie in die Vorlagensicht, so stellt das System Ihnen alle Objekte zur Verfügung, die Sie in ein Projekt einbauen können. Welche Objekte Ihnen hier angeboten werden, hängt von Ihren Einstellungen in den benutzerspezifischen Optionen ab, die Sie beim erstmaligen Aufruf des Project Builders getätigt haben.
• Arbeitsbereich : Im Arbeitsbereich können Sie schließlich für ein Objekt, das Sie im Hierarchiebereich ausgewählt haben, alle Detaileinstellungen vornehmen. Sie geben hier z.B. für ein PSP-Element die Nummer, die Bezeichnung sowie alle weiteren Parameter ein.

Abbildung 2.2: Project Builder

Um ein neues Projekt im Project Builder anzulegen, drücken Sie den Button Anlegen und wählen dann aus der Auswahlliste im Pop-up Projekt.

Wie Sie in Abbildung 2.3 sehen können, erzeugt das System nun eine neue Projektdefinition und erwartet von Ihnen die Eingabe einer Projektnummer sowie eines Projektprofils. Das Projektprofil liefert zum einen Vorschlagswerte, z.B. zu den Organisationsdaten, damit Sie diese nicht bei jedem Projekt neu eingeben müssen, und zum anderen enthält es eine Reihe von Steuerparametern, z.B. zur Kostenplanung, zur Ermittlung der Ware in Arbeit usw. In Abschnitt 2.1.9 wird ausführlich beschrieben, wie Sie ein Projektprofil erstellen und welche Parameter Sie im Einzelnen einstellen können. Im Beispiel haben wir das Projektprofil MM001 – Beispiel Projektcontrolling eingegeben.

Abbildung 2.3: Eintragen der Steuerungsdaten

2.1.2 Projektnummerierung

Die Projektnummer können Sie grundsätzlich frei wählen; SAP bietet hier keine automatische Nummerierung. Sie können die Nummer entweder eingeben oder sich vom System die nächste freie Nummer suchen lassen (siehe Abbildung 2.4).

Abbildung 2.4: Freie Projektnummer suchen

Wenn Sie die Projektnummer und das Projektprofil eingegeben und mit der »Eingabe«-Taste bestätigt haben, zeigt Ihnen das System die Grunddaten der Projektdefinition im Arbeitsbereich des Project Builders. Im Hierarchiebereich links oben sehen Sie außerdem die Struktur des neuen Projektes 1234, das im Moment lediglich aus der Projektdefinition selbst besteht (siehe Abbildung 2.5).

Abbildung 2.5: Projektdefinition im Hierarchiebereich

Jedes PSP-Element in einem Projekt sollte so nummeriert sein, dass es zunächst die Projektnummer enthält und dann weitere Kürzel folgen, die die Hierarchieebene anzeigen. Das Kopf-PSP-Element sollte exakt so wie das Projekt benannt sein: Das Projekt heißt 1234, das Kopf-PSP-Element ebenfalls, und die Elemente in der zweiten Hierarchiestufe heißen 1234-01 bzw. 1234-02 usw. Dies mag selbstverständlich klingen, von SAP ist es aber nicht so vorgeschrieben. Das System lässt Ihnen bei der Benennung der PSP-Elemente die freie Wahl, solange diese mandantenweit eindeutig ist. Die Vorteile dieser Vorgehensweise liegen auf der Hand, wenn Sie an Stellen im System mit PSP-Elementen arbeiten, bei denen Sie nicht auf Anhieb erkennen können, zu welchem Projekt ein PSP-Element gehört, wie z.B. beim Buchen von Istkosten auf ein Projekt oder beim Ausführen von Reports.

2.1.3 Statusverwaltung

Im Statusbereich sehen Sie zwei Felder: Systemstatus und Anwenderstatus. Status dienen dazu, im Verlauf eines Projektes unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge zuzulassen oder zu verbieten. Der Initial-Systemstatus ist EROF (eröffnet). Dieser Status bewirkt u.a., dass Sie keine Istbuchungen zum jeweiligen Projekt erfassen können. Sie können erst buchen, wenn Sie in den nächsten Status, »freigegeben«, wechseln.

Sobald das Projekt weitgehend fertig ist, Sie aber noch eine Faktura an einen Kunden ausstellen müssen, können Sie das Projekt technisch abschließen. Damit sind keine Kostenbuchungen mehr, wohl aber Erlösbuchungen erlaubt, und Sie können keine Planwerte mehr verändern. Mit dem Status »abgeschlossen« ist das Projekt schließlich zu Ende – Sie können danach keinerlei Änderungen mehr vornehmen und auch nicht mehr buchen. Um einen kompletten Überblick darüber zu erhalten, welche Vorgänge beim aktuellen Status erlaubt oder verboten sind, wählen Sie im Menü des Project Builders Bearbeiten • Status • System/Anwenderstatus. Gehen Sie dann zum Reiter Betriebsw. Vorgänge (siehe Abbildung 2.6).

Zusätzlich zu den Systemstatus, die fest vom System vorgegeben sind, können Sie auch eigene Anwenderstatus definieren, wobei Sie selbst festlegen, welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge erlaubt sind. Hierzu müssen Sie im Customizing ein Statusprofil anlegen (siehe Abschnitt 2.1.9).

Abbildung 2.6: Systemstatus – erlaubte betriebswirtschaftliche Vorgänge

2.1.4 Organisatorische Zuordnung

Die Organisationsdaten wie Kostenrechnungskreis, Buchungskreis etc. zur Projektdefinition (siehe Abbildung 2.7) wurden als Voreinstellungen aus dem Projektprofil übernommen.

Die einzelnen Objekte haben folgende Bedeutung:

Ein Kostenrechnungskreis ist eine Organisationseinheit, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Jedes Projekt muss genau einem Kostenrechnungskreis zugeordnet werden. Alle PSP-Elemente eines Projektes müssen zum selben Kostenrechnungskreis gehören.

Abbildung 2.7: Projektdefinition – Sicht »Grunddaten«

Sie müssen Ihr Projekt außerdem einem Buchungskreis zuordnen. Ein Buchungskreis repräsentiert im SAP-System eine selbstständig bilanzierende Einheit, in der Regel also eine Firma. Sie können mehrere Buchungskreise zu einem Kostenrechnungskreis zuordnen, um eine übergreifende und konsolidierte Kostenrechnung zu ermöglichen. Wenn Sie den Buchungskreis in der Projektdefinition eintragen, wird dieser zwar in alle PSP-Elemente des Projektes hineinkopiert, es ist jedoch durchaus möglich, dass PSP-Elemente desselben Projektes zu unterschiedlichen Buchungskreisen gehören, beispielsweise wenn mehrere Firmen desselben Konzerns gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Voraussetzung hierzu ist, dass alle Buchungskreise, in denen das Projekt bearbeitet wird, zum selben Kostenrechnungskreis gehören, da ja, wie oben erwähnt, ein Projekt nicht unterschiedlichen Kostenrechnungskreisen zugeordnet werden darf.

Ein Geschäftsbereich ist eine Organisationseinheit des externen Rechnungswesens, die der Segmentberichterstattung dient. Sofern Sie Geschäftsbereiche nutzen, können Sie einen solchen in den Projekt-Organisationsdaten eintragen.

Sie können Ihr Projekt einem Werk zuordnen. Ein Werk ist eine grundlegende Organisationseinheit für die Logistik, auf deren Basis Sie die Grundeinstellungen für die Materialwirtschaft, Produktion, Instandhaltung usw. aufbauen können. Ein Werk ist immer genau einem Buchungskreis zugeordnet. Es ist nur dann notwendig, in der Projektdefinition ein Werk einzutragen, wenn Sie im betreffenden Projekt Netzpläne verwenden. Sämtliche Parameter, die Netzpläne betreffen, sind werksabhängig.

Wenn Sie die Profitcenter-Rechnung verwenden, müssen Sie jedem PSP-Element auch ein Profitcenter zuweisen. Mittels Profitcentern kann man das Gesamtunternehmen in eigenständige, ergebnisverantwortliche Teilbereiche gliedern, um z.B. die Segmente laut IFRS abzubilden. Damit werden alle Buchungen, die auf dem jeweiligen PSP-Element auflaufen, automatisch auf dem entsprechenden Profitcenter fortgeschrieben. Es ist möglich, dass PSP-Elemente desselben Projektes zu unterschiedlichen Profitcentern gehören.

Falls Sie nach dem Umsatzkostenverfahren berichten, sollten Sie jedem PSP-Element einen Funktionsbereich zuordnen. Mittels eines Funktionsbereiches können Sie für jede Buchung in der GuV die Funktion ermitteln, unter der sie im Ergebnis gezeigt werden soll. Wenn Sie also ein PSP-Element einem Funktionsbereich zuordnen, werden alle Umbuchungen in diesem Projekt automatisch der entsprechenden Funktion zugeschrieben.

Schließlich müssen Sie dem Projekt noch eine Projektwährung zuweisen. In der Regel wird dies die gleiche Währung sein, in der auch Ihr Kostenrechnungskreis und/oder Buchungskreis läuft. Für den Fall, dass Ihre Kostenrechnungskreiswährung und Ihre Buchungskreiswährung gleich sind, können Sie für ein Projekt eine davon abweichende Währung eintragen. Das Projekt wird dann in der Projektwährung geführt; alle Belege werden allerdings gleichzeitig auch in der Kostenrechnungskreis- und Buchungskreiswährung fortgeschrieben. Falls Sie für Ihren Kostenrechnungskreis und Ihren Buchungskreis unterschiedliche Währungen einsetzen, können Sie als Projektwährung nur die Buchungskreiswährung verwenden.

Neben den Organisationsdaten sehen Sie im Arbeitsbereich des Project Builders zwei Felder mit Zuständigkeiten. Die Merkmale Antragsteller und Verantwortlicher sind dafür vorgesehen, dass Sie hier Personen zuordnen, die eine entsprechende Rolle im Projekt wahrnehmen. Sie können beispielsweise den Projektleiter, den Chefkonstrukteur oder den Kundenbetreuer eintragen. Bevor Personen einem Projekt zuordenbar sind können, müssen diese im Customizing angelegt werden (siehe Abschnitt 2.2.4). Sie können jeweils bis zu 1.000 Personen definieren. Die Verantwortlichen lassen sich zudem mit einem SAP-Benutzernamen verknüpfen. Damit können Sie in bestimmten Situationen automatisch Nachrichten an die Verantwortlichen versenden.

2.1.5 Steuerungsparameter

Sehen wir uns nun die nächste Datenseite der Projektdefinition an, die Steuerung (siehe Abbildung 2.8).

Abbildung 2.8: Projektdefinition – Sicht »Steuerung«

Sie sehen hier eine Reihe von Parametern, die allesamt als Vorschlagswerte aus dem Projektprofil übernommen wurden. Folgende Parameter sind für das Projektcontrolling von Bedeutung:

• Planprofil
  Das Planprofil steuert sowohl die Kosten- als auch die Erlösplanung, die wir beide in Kapitel 3 näher erläutern.
• Abgrenzungsschlüssel
  Der Abgrenzungsschlüssel ist für die Ermittlung des Auftragseingangs und der Ware in Arbeit zuständig (siehe Kapitel 6).
• Netzplanprofil
  Das Netzplanprofil enthält Steuerungseinstellungen zum Netzplan (siehe Abschnitt 2.2).

Nun kommen wir zum Block mit den Vorschlagswerten für neue PSP-Elemente. Diese Werte werden aus dem Projektprofil ermittelt und in jedes PSP-Element kopiert, das Sie zu diesem Projekt anlegen. Sie können diese Einstellungen allerdings individuell in den PSP-Elementen ändern.

• Objektklasse
  Die Objektklasse dient der Klassifizierung des Projektes für weitere Auswertungen, wie etwa für die Analyse von Kostenflüssen.
• Steuerstandort
  Der Steuerstandort wird für die Ermittlung der Steuersätze in den USA benötigt.
• Statusschema-PSP
  Wie weiter oben erläutert, können Sie zusätzlich zum Systemstatus eigene Anwenderstatus definieren, die Sie einem Statusschema zuordnen. Um das Statusschema im PSP zu verwenden, tragen Sie es im Projektprofil unter Statusschema-PSP ein.

Eine wichtige und weitreichende Festlegung für ein Projekt ist das Kennzeichen Projekteinzelbestand. Sie legen damit fest, wie das System mit Wareneingängen und Warenausgängen zum Projekt (aus Bestellungen, Lieferungen oder Fertigungsaufträgen) umgehen soll (mehr dazu in Abschnitt 2.4).

2.1.6 PSP-Struktur

Wir legen nun das erste PSP-Element zu unserer Projektdefinition an. Hierzu erweitern Sie im Vorlagenbereich das Verzeichnis Einzelne Objekte. Klicken Sie dann auf PSP-Element, und ziehen Sie es mit der Maus zur Projektdefinition (siehe Abbildung 2.9). Sie sehen nun die Stammdaten, die Sie zu einem PSP-Element pflegen können.

Abbildung 2.9: PSP-Element anlegen

Zuallererst müssen Sie die PSP-Elementnummer eingeben. Ebenso wie die Projektnummer muss auch jede Nummer für ein PSP-Element mandantenweit eindeutig sein.

Im Beispiel haben wir durch weiteres Hinzufügen von PSP-Elementen die Struktur aus Abbildung 2.1, inklusive der dort verwendeten Nummerierungslogik, aufgebaut (siehe Abbildung 2.10).

Abbildung 2.10: PSP-Struktur

2.1.7 Stammdatenfelder für Auswertungszwecke

Ein PSP-Element verfügt über eine Reihe von Stammdatenfeldern, die teils der organisatorischen Zuordnung und teils Auswertungszwecken dienen.

Zunächst kopiert das System die Organisationsdaten, die verantwortliche Person und den Antragsteller aus der Projektdefinition als Vorschlagswerte in jedes PSP-Element. Darüber hinaus stehen Ihnen die folgenden Stammdatenfelder zur Verfügung, die ausschließlich Berichtszwecken dienen und keinerlei weitere Funktionen im SAP-System haben:

Die Projektart kann zur Klassifizierung eines Projektes genutzt werden, z.B. zur Unterteilung in Forschungs-, Gemeinkosten- und Kundenprojekte. Sie können bei der Projektart Werte auswählen, die Sie zuvor im Customizing festgelegt haben.

Mit der Priorität lässt sich ein weiteres Merkmal festlegen; beispielsweise können Sie, abhängig von der Bedeutung für das Unternehmen, in A-, B- oder C-Projekte unterscheiden. Die Ausprägungen müssen Sie ebenfalls zuvor im Customizing definieren. Sie können bis zu zehn Werte vergeben.

Es steht Ihnen vollkommen frei, wie Sie die genannten Merkmale einsetzen, um Ihre Projekte zu klassifizieren. Darüber hinaus stehen Ihnen zehn sogenannte Benutzerfelder zur Verfügung, die Sie frei benennen können (siehe Abbildung 2.11). Die Datentypen der Felder sind allerdings bereits festgelegt:

• zwei Textfelder à 20 Zeichen,
• zwei Textfelder à 10 Zeichen,
• zwei Felder für Beträge,
• zwei Datumsfelder,
• zwei Ankreuzfelder.

Abbildung 2.11: Benutzerfelder zum PSP-Element

Sie können diesen Feldern im Customizing eine Bezeichnung geben, die auch im Project Builder angezeigt wird. Hierzu legen Sie einen sogenannten Feldschlüssel an und ordnen diesen dem Projektprofil zu (siehe Abschnitt 2.1.9). Die aufgeführten Stammdatenmerkmale sowie die zehn Benutzerfelder können Sie in ERP als Selektions- oder Filterkriterien in Berichten verwenden, um Ihre Auswertungen entsprechend zu strukturieren.

2.1.8 Operative Kennzeichen

Wenden wir uns nun den Kennzeichen Kontierungselement, Planungselement und Fakturierungselement zu (siehe Abbildung 2.12):

• PSP-Elemente, die als Kontierungselement gekennzeichnet sind, erlauben das Buchen von Kosten.
• Auf Planungselemente dürfen Sie nicht nur buchen, sondern auch Kosten für diese planen. Wie strikt dies gehandhabt wird, stellen Sie im Planprofil ein (siehe Abschnitt 3.2.7).
• Nur für Fakturierungselemente können Sie schließlich Erlöse planen und buchen. Zudem können Sie die Ermittlung der Ware in Arbeit bzw. die Ermittlung der Percentage of Completion (PoC) auf Fakturierungselemente einschränken.

Abbildung 2.12: Operative Kennzeichen

Eine detailliertere Betrachtung des Zusammenhangs zwischen Fakturierungselementen und der Ermittlung der Ware in Arbeit finden Sie in Abschnitt 2.4.

2.1.9 Customizing-Einstellungen zu Projektstrukturplänen

Um Projektstrukturpläne in SAP ERP zu nutzen, ist es zunächst einmal erforderlich, dass Sie bereits einen Kostenrechnungskreis und einen Buchungskreis mit sämtlichen abhängigen Einstellungen, wie Kontenplan, Geschäftsjahresvariante, Hauswährung usw., erstellt haben. Anschließend aktivieren Sie im Customizing über Controlling • Controlling allgemein • Organisation • Kostenrechnungskreis pflegen für den Kostenrechnungskreis die Verwendung von Projekten. Sofern noch nicht geschehen, aktivieren Sie das Kennzeichen Projekte (siehe Abbildung 2.13). Sofern Sie die Fortschreibung von Obligos nutzen möchten (siehe 4.3), aktivieren Sie außerdem das Kennzeichen mit Obligoverwaltung.

Abbildung 2.13: Projektsystem im Kostenrechnungskreis aktivieren

Als nächste Grundvoraussetzung müssen Sie im Customizing über Projektsystem • Strukturen • Operative Strukturen • Projektstrukturplan • Projektprofil ein Projektprofil anlegen. Kopieren Sie hier das von SAP ausgelieferte Profil 0000001, da es bereits alle Standardeinträge enthält, wie etwa Profile zur grafischen Darstellung, Feldschlüssel, Statusverwaltung usw. Passen Sie Ihr neues Profil an, wo es notwendig ist. In der Steuerungssicht (siehe Abbildung 2.14) überprüfen Sie beispielsweise die Projektart und den Feldschlüssel. In der Regel sollten Sie die Parameter Alle PSP-Elm. kont. (damit wird die Option »Kontierungsobjekt« als Vorschlagswert für alle PSP-Elemente gesetzt) sowie Nur eine Wurzel (dadurch ist nur ein Kopfelement je Projekt erlaubt) aktivieren. Entscheiden Sie außerdem, ob Sie Ihre Projekte standardmäßig mit oder ohne Projektbestand anlegen möchten.

Abbildung 2.14: Projektprofil anlegen – Steuerungsdaten

In der Registerkarte Organisation belegen Sie alle Organisationseinheiten vor, die für Ihre Projekte relevant sind, wie etwa Buchungskreis, Kostenrechnungskreis, Profitcenter usw. (siehe Abbildung 2.15).

Abbildung 2.15: Projektprofil – Organisationsdaten

Unter Controlling können Sie schließlich die Objektklasse und die Kennzeichen, ob Ihr Projekt statistisch oder planintegriert sein soll, vorbelegen (siehe Abbildung 2.16).

Abbildung 2.16: Projektprofil – Controlling

Sofern Sie ein eigenes Statusschema einsetzen möchten, legen Sie dieses unter Projektsystem • Strukturen • Operative Strukturen • Projektstrukturplan • Anwenderstatus Projektstrukturplan an. Legen Sie ein neues Schema an und pflegen Sie einen Schlüssel sowie einen Text und die Pflegesprache (siehe Abbildung 2.17).

Abbildung 2.17: Statusschema anlegen

Sie können nun eigene Status nach Ihren Anforderungen anlegen. Im Beispiel zeigen wir, wie Sie ein Statusschema erstellen, das das Anlegen von Bestellungen im Initialstatus verhindert – dies ist nämlich im Standard-Statusschema erlaubt, jedoch nicht immer erwünscht.

Zu diesem Zweck legen wir zwei Status an: INIT und REL (siehe Abbildung 2.18). Wir vergeben zunächst für jeden Status eine Ordnungsnummer in der ersten Spalte (Ordn…) – diese dient der eindeutigen Identifizierung. In der Spalte Initials… legen wir mit einem Häkchen fest, dass INIT der Initialstatus ist, also automatisch als erster Status gilt. Anhand der Spalten für die niedrigste (Niedrig…) und höchste Ordnungsnummer (Höchst) verwalten wir die logische Reihenfolge der Status. Diese Einträge geben an, in welchen niedrigsten bzw. höchsten Status Sie vom Ausgangsstatus aus wechseln dürfen.

Abbildung 2.18: Status pflegen

Im Beispiel gilt für den Status INIT (Ordnungsnummer 1), dass Sie minimal in den Status 1 (also in denselben Status) und maximal in den Status mit der Ordnungsnummer 2 (also REL) wechseln dürfen. Dies bedeutet, dass Sie vom Initialstatus in den Folgestatus umschalten dürfen. Für den Status REL gilt hingegen, dass Sie minimal und maximal nur in den Status 2 (also ebenfalls REL) springen dürfen. Damit haben wir festgelegt, dass vom Status REL nicht wieder in den Status INIT zurückgeschaltet werden kann.

Im nächsten Schritt müssen Sie bestimmen, für welche Objekttypen das Statusschema gelten soll. Klicken Sie hierzu auf den Button Objekttypen. Sie sehen dann eine Auswahlliste aller möglichen Objekttypen; wählen Sie hier den Eintrag Projektstrukturplanelement aus.

Nun können Sie festlegen, welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge Sie über das Statusschema erlauben bzw. verbieten möchten. Führen Sie hierzu in der Übersicht einen Doppelklick auf den entsprechenden Status aus. Sie sehen daraufhin eine Liste aller Vorgänge, die Sie im Zusammenhang mit einem PSP-Element beeinflussen können (siehe Abbildung 2.19). Im Spaltenblock Beeinflussung haben Sie die Möglichkeit, den jeweiligen Vorgang zu erlauben, mit einer Warnung zu versehen oder ganz zu verbieten. Die Standardeinstellung ist Kein Ei… (kein Einfluss). Im Block Folgeaktion können Sie außerdem festlegen, dass eine bestimmte Aktion (z.B. die Freigabe des PSP-Elementes) den betreffenden Status automatisch setzt. Hierzu aktivieren Sie in der Zeile des betriebswirtschaftlichen Vorgangs Freigeben den Schalter in der Spalte Setzen.

Abbildung 2.19: Betriebswirtschaftliche Vorgänge durch Statusschema beeinflussen

Neben dem Statusschema müssen Sie die Stammdatenfelder für Projektart, Priorität, Verantwortliche und Antragsteller im Customizing vorbelegen, falls Sie diese verwenden möchten. Alle diese Einstellungen finden Sie unter dem Menüpfad Projektsystem • Strukturen • Operative Strukturen • Projektstrukturplan. Legen Sie hier jeweils neue Einträge an, versehen sie mit einem Schlüssel und geben Sie eine Bezeichnung an.

Mittels eines Feldverwendungsschemas vergeben Sie Bezeichnungen für die Benutzerfelder im PSP-Element, wie in Abbildung 2.20 dargestellt. Gehen Sie hierzu im selben Pfad zu Einstellungen zur Benutzeroberfläche • Benutzerfelder für PSP-Elemente definieren.

Abbildung 2.20: Benutzerfelder definieren