Praxishandbuch SAP-Zeitwirtschaft (HCM-PT)

2.1 Infotypen der Zeitwirtschaft

Bevor wir auf die Prozesse näher eingehen, müssen wir uns zum Verständnis noch die Datenhaltung in den Infotypen der Zeitwirtschaft anschauen – die Grundlage eines jeden Teilprozesses.

2.1.1 Bewegungsdaten der Zeitwirtschaft

Mit Bewegungsdaten werden in der Zeitwirtschaft Zeitdaten bezeichnet, die sich häufig ändern. Es sind die Abweichungen zur im Arbeitszeitplan hinterlegten Sollzeit. Darunter verstehen wir z.B. An- und Abwesenheiten.

Komplexes Customizing findet sich insbesondere bei Abwesenheiten und Abwesenheitsansprüchen. Deshalb werden wir speziell bei diesen Infotypen auch auf die Systemeinstellungen eingehen.

Abwesenheiten (Infotyp 2001)

Beispiele für Abwesenheiten sind:

• Urlaub,
• Krankheit,
• Kur,
• unentschuldigtes Fehlen.

Einige Abwesenheitsarten sind landesspezifisch und müssen unter Berücksichtigung der geltenden Bestimmungen betrachtet werden.

Dazu liefert die SAP in der Ländergruppierung des MOLGA-Codes viele Mustereinträge aus, beispielsweise 01 für Deutschland.

Für bestimmte Abwesenheiten werden unterschiedliche Erfassungsmasken (Dynpros) genutzt. So werden z.B. für Krankheitstage zusätzliche Felder eingeblendet, die der Errechnung der Lohnfortzahlung und der Verknüpfung mit anderen Krankheitssätzen dienen, wie in Abbildung 2.2 verdeutlicht.

Abbildung 2.2: Infotyp 2001, Dynpro für Abwesenheitsart 0200

Andere Abwesenheiten verringern Abwesenheitskontingente (z.B. den Urlaubsanspruch im Infotyp 2006). Nur wenn noch abtragungsfähige Kontingente mit einem Restbestand vorhanden sind, kann ein Anwesenheitssatz gespeichert werden. Die Kontingente werden in diesem Fall automatisch vom System fortgeschrieben.

Zur Konfiguration der Kontingente werden wir noch in Abschnitt 2.1.2 eingehen. Zu den Abwesenheiten müssen wir u.a. definieren, wie sich die Felder

• Abwesenheitsstunden und
• Abwesenheitstage

berechnen. Das entsprechende Customizing finden wir unter Zeitdatenerfassung und -verwaltung • Abwesenheiten • Abwesenheitsauszählung. Hier können wir in Auszählungsregeln festlegen, wie Abwesenheiten gezählt werden sollen, beispielsweise in Abhängigkeit

• vom Wochentag,
• von der Tagesarbeitszeitplanklasse (siehe auch Abschnitt 1.3.5) sowie
• ob es sich um einen Feiertag handelt und – falls das zutrifft – um welche Art von Feiertag (siehe auch Abschnitt 1.3.3).

Abbildung 2.3 gibt hierzu einen Überblick.

Abbildung 2.3: Bedingungen für Auszählungsregeln

Diese Auszählungsregeln müssen wir anschließend den tatsächlichen Abwesenheiten zuweisen: über den IMG-Pfad Abwesenheitsauszählung • Abwesenheitsarten Auszählungsregeln zuordnen, wie Abbildung 2.4 darstellt, oder direkt in der Tabelle T554S, in der die Attribute von Abwesenheiten gespeichert werden.

Abbildung 2.4: Auszählungsregeln zuordnen

Anwesenheiten (Infotyp 2002)

Anwesenheiten untergliedern sich in verschiedene Anwesenheitsarten, die – wie auch die Abwesenheiten – als »Subtyp des Infotyps« bezeichnet werden.

Die Unterscheidung von An- und Abwesenheiten wird nicht auf den ersten Blick deutlich, da auch bei den von der SAP ausgelieferten Anwesenheitsarten eine Abweichung vom Arbeitszeitplan vorliegt. Eine übliche Definition ist, dass Anwesenheitsarten eine Arbeitsleistung für das Unternehmen darstellen, Abwesenheiten jedoch nicht. Ferner haben Anwesenheiten einen geringeren Einfluss auf die Entgeltberechnung, da sie in dem Abrechnungslauf nicht direkt verarbeitet werden.

Wie bereits für Abwesenheiten dargelegt, können abhängig von der Anwesenheitsart unterschiedliche Erfassungsmasken genutzt werden. Ein Beispiel ist in Abbildung 2.5 dargestellt.

Abbildung 2.5: Infotyp 2002

Anwesenheitszeiten können im Gegensatz zu Abwesenheitszeiten auch über die Sollarbeitszeit eines Tages hinausgehen.

Bereitschaften (Infotyp 2004)

In diesem Infotyp werden verschiedene Arten von Bereitschaften hinterlegt, z.B. die Rufbereitschaft. Jede Bereitschaftsart bildet einen Subtyp des Infotyps 2004.

Die Bereitschaftszeiten werden als zusätzliche Leistungen zu der Sollarbeitszeit betrachtet. Bei ihrer Anlage gelten sie additiv zum Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters.

Mehrarbeiten (Infotyp 2005)

Im Infotyp 2005 können Arbeitsstunden hinterlegt werden, die der Mitarbeiter zusätzlich zu seiner im Tagesarbeitszeitplan hinterlegten Sollarbeitszeit geleistet hat. In der Regel wird dieser Infotyp nur verwendet, wenn keine positive Zeitauswertung stattfindet, da dann die Mehrarbeit anhand der gebuchten Zeiten erkannt werden kann. Durch das Feld Mehrarbeitsverrechnungsart können Sie für die Zeiten kennzeichnen, ob sie vergütet oder in ein Zeitkonto gebucht werden sollen (vgl. Abschnitt 2.3.1).

Entgeltbelege (Infotyp 2010)

Der Infotyp 2010 ermöglicht das Erfassen von Lohn- und Gehaltsdaten.

Er stellt insofern einen Exoten innerhalb der für die Zeitwirtschaft vorgesehenen 2000er-Infotypen dar. Der Infotyp wird nicht vom Zeitauswertungsschema interpretiert, sondern in der Entgeltabrechnung eingelesen und dient vorranging zur Vorgabe manuell berechneter Lohngrößen, Erschwerniszulagen, Prämien oder anderer nicht planbarer Lohn- und Gehaltsarten.

Abbildung 2.6: Felder des Infotyps 2010

Zeitereignisse (Infotyp 2011)

Zeitereignisse im SAP-System sind z.B.

• Kommen- und Gehenbuchungen,
• Dienstgangsbuchungen und
• Pausenbuchungen.

Diese Zeiten werden von den Mitarbeitern am Zeiterfassungsterminal gebucht. Die Daten werden nicht wie bei allen anderen Infotypen in einer Tabelle »PA-Infotypnummer« gespeichert, sondern in der Tabelle TEVEN.

Der sogenannte Upload der Personalzeitereignisse dient dazu, alle im Zeiterfassungssystem eingegebenen Zeitereignisse in das SAP-System zu übertragen. Die Rohdaten werden in der Tabelle CC1TEV abgelegt.

Durch den Report SAPCDT45 (HR-PDC: Verbuchung der Personalzeitereignisse) werden die Daten der Tabelle CC1TEV gelesen und als Zeitereignisse in der Tabelle TEVEN gespeichert. Erfolgreich verarbeitete Zeitereignisse werden aus der Tabelle CC1TEV wieder gelöscht.

Der Infotyp 2011 kann auch manuell bearbeitet werden. Manuell erfasste Daten werden als solche gekennzeichnet (Kennzeichen Herkunft M), wie Abbildung 2.7 zeigt.

Abbildung 2.7: Infotyp 2011, manuell erfasster Arbeitsbeginn

Die Zuordnung der Zeitereignisse zu einem Tag (Tageszuordnung) erfolgt durch die Paarbildung innerhalb der Zeitauswertung. Beispielsweise wird bei einer Nachtschicht das Gehen-Zeitereignis dem Vortag zugeordnet. An- und Abwesenheitsgründe generieren einen Datensatz in den Infotypen 2001 oder 2002.

2.1.2 Kontingente, Vertretungen, Umbuchung

Diese Infotypen der Zeitwirtschaft enthalten zusätzliche Informationen, die in der Zeitauswertung eingelesen werden und u.a. die Berechnung von Mehrarbeiten und Salden beeinflussen.

Vertretungen (Infotyp 2003)

Dieser Infotyp dient der temporären Änderung der Sollarbeitszeit eines Mitarbeiters.

Es ist möglich, individuelle Arbeits- und Pausenzeiten vorzugeben oder aber einen bestehenden Tagesarbeitszeitplan auszuwählen.

Für den Fall einer länger andauernden Vertretung ist die Anlage einer Arbeitszeitplanregel (analog Infotyp 0007) oder die Zuordnung einer anderen Personalnummer möglich. In diesem Fall wird die Arbeitszeitplanregel der neu hinterlegten Personalnummer angewandt.

In dem in Abbildung 2.8 gezeigten Beispiel werden dem Mitarbeiter für den Zeitraum vom 14.09.2015 bis 20.09.2015 Freischichten zugewiesen.

Abbildung 2.8: Zuweisung von Vertretungen

Wie im Infotyp »Zeitereignisse« kann auch hier die Kostenzuordnung geändert werden. Die entsprechende Drucktaste befindet sich in der Funktionstastenleiste; Abbildung 2.9 zeigt das sich dann öffnende Pop-up mit den Eingabefeldern.

Abbildung 2.9: Kostenzuordnung in Infotypen der Zeitwirtschaft

Für die Zeit der Vertretung – in unserem Beispiel vom 14.09.2015 bis 20.09.2015 – werden hier die Kosten dem alternativen Kostenträger Kostenstelle 1234567890 zugewiesen.

Abwesenheitskontingente (Infotyp 2006)

In diesem Infotyp werden Abwesenheitsansprüche bzw. Zeitguthaben der Mitarbeiter abgebildet. Das Zeitkonto kann in Tagen oder Stunden geführt werden. Ein Beispiel zeigt Abbildung 2.10.

Abbildung 2.10: Infotyp 2006

Folgende Zeitkonten werden beispielsweise mit diesem Infotyp geführt:

• Jahresurlaub,
• Kompensationskonten – für geleistete Mehrarbeitsstunden, die der Mitarbeiter als Freizeit geltend machen kann.

Der Aufbau von Abwesenheitskontingenten kann auf verschiedene Arten erfolgen. Sie können manuell erfasst, durch Reports generiert oder durch die Zeitauswertung aufgebaut werden. Dafür ist im Customizing die entsprechende Generierungsregel zu hinterlegen. Diese finden wir im IMG-Pfad unter Personalzeitwirtschaft • Zeitdatenerfassung und -verwaltung • Verwaltung von Zeitkonten durch An-/Abwesenheitskontingente.

Abbildung 2.11 zeigt das Customizing zu den Generierungsregeln.

Abbildung 2.11: Generierungsregeln für Abwesenheitskontingente

Die Zuweisung von Basisansprüchen zu Mitarbeitern kann sehr differenziert in drei unterschiedlichen Gruppierungen erfolgen:

• Mitarbeiterkreise für Zeitkontingente,
• Personalteilbereiche für Zeitkontingente,
• Merkmal QUOMO (Kontingenttypauswahlregelgruppe festlegen).

Notfalls gibt es noch den Infotyp 3355, der das Merkmal QUOMO übersteuert. Und auch bei den weiteren Feldern des Infotyps stehen viele Möglichkeiten zur Verfügung, die Regeln individuell zu definieren, sodass dem Gestaltungsspielraum kaum Grenzen gesetzt sind. Allgemein gültig ist, dass folgende Schritte durchlaufen werden müssen:

1.   Basisanspruch (Regeln) definieren,

2.   Gültigkeitszeitraum/Abtragungszeitraum pro Kontingenttyp definieren,

3.   Regeln zur Kürzung der Kontingentansprüche festlegen,

4.   Regeln zur Rundung der Kontingentansprüche festlegen,

5.   Regeln zur Übertragung von Kontingentansprüchen festlegen.

Letzten Endes müssen Sie alles in den Generierungsregeln (Auswahlregeln) zusammenfassen, die durch Abbildung 2.12 veranschaulicht werden.

Abbildung 2.12: Customizing Auswahlregeln

Sollten die Möglichkeiten des Customizings nicht genügen, so steht Ihnen eine Reihe von User-Exits zur Verfügung:

• Anwendbarkeit der Auswahlregel (EXIT_SAPLHRV_001),
• Vorgaben für die Verarbeitung des durch die Zeitauswertung ermittelten Kumulationsanspruches (EXIT_SAPLHRV_002),
• Regeln zur Kürzung der Kontingentansprüche (EXIT_SAPLHRV_003),
• Vorgaben zur Verarbeitung der ermittelten Basisansprüche (EXIT_SAPLHRV_004),
• Überleitungsvorgabe: Veränderung der Ergebnisse der Kontingentgenerierung (EXIT_SAPLHRV_005),
• Verarbeitung von individuellen Regelungen zur Bestimmung des Ein- und Austrittsdatums (EXIT_SAPLHRV_006).

Wir haben damit das Thema »Abwesenheitsansprüche« sicherlich nicht umfänglich behandelt. Wichtig ist uns, zu zeigen, welche Schritte bei der Systemkonfiguration durchzuführen sind, und dass es dazu eine Vielzahl an Parametern gibt, mit denen die Kundenanforderungen abzudecken sein sollten.

Der Abbau von Kontingenten geschieht üblicherweise anhand von Abwesenheitsarten (Infotyp 2001). Er kann aber auch durch die Zeitauswertung erfolgen oder durch andere Infotypen beeinflusst werden, wie

• Kontingentkorrekturen (Infotyp 2013): In diesem Infotyp kann Einfluss auf durch die Zeitauswertung oder durch einen Report generierte Kontingentansprüche genommen werden. Die Kontingente können erhöht bzw. verringert oder auf einen Festwert gesetzt werden.
• Zeitkontingentabgeltungen (Infotyp 0416): Sie ermöglichen die finanzielle Vergütung eines Abwesenheitsanspruches, der noch nicht durch Abwesenheiten abgetragen wurde. Es wird das noch nicht abgetragene oder abgegoltene Kontingent vorgeschlagen und um den manuell angegebenen Wert reduziert.
  Der Infotyp wird nicht über das Zeitauswertungsschema eingelesen, sondern nur in der Entgeltabrechnung verarbeitet.

Anwesenheitskontingente (Infotyp 2007)

In diesem Infotyp führen Sie Zeitkonten, die Anwesenheitsgenehmigungen repräsentieren. Er wird häufig für Prozesse der Mehrarbeitsgenehmigung genutzt.

Dabei wird für einen bestimmten Zeitraum und zu bestimmten Uhrzeiten eine festgelegte Anzahl von Mehrarbeitsstunden genehmigt.

Anwesenheitskontingente werden manuell für einen einzelnen Mitarbeiter oder über die Schnellerfassung für eine Gruppe von Mitarbeitern erfasst. Nimmt ein Mitarbeiter eine Genehmigung in Anspruch, trägt die Zeitauswertung entsprechend der geleisteten Arbeitszeit Zeiteinheiten vom Konto ab.

Inhaltlich identische Anwesenheitskontingente wie Mehrarbeitsgenehmigungen werden mit dem Anwesenheitskontingenttyp (Subtyp) zusammengefasst.

Anwesenheitskontingente sind für einen bestimmten Zeitraum gültig. Nach Ablauf des Gültigkeitszeitraumes können sie nicht mehr in Anspruch genommen werden. Es ist möglich, sie auf festgelegte Uhrzeiten einzuschränken, wie Abbildung 2.13 darstellt.

Abbildung 2.13: Infotyp 2007

Zeitumbuchungsvorgaben (Infotyp 2012)

Mit Zeitumbuchungen haben Sie die Möglichkeit, die durch die Zeitauswertung ermittelten Zeitsalden zu verändern oder Fehler z.B. bei der Pausenberechnung manuell zu korrigieren. Ebenso können durch sie Lohnarten erzeugt und somit Informationen in die Abrechnung übergeleitet werden.

Aus der jeweiligen Bezeichnung der Zeitumbuchungsart entnehmen Sie in den meisten Fällen, welche Veränderungen die Zeitumbuchungsvorgabe bewirkt. Kundeneigene Zeitumbuchungsvorgaben sind im 9000er-Bereich anzulegen, wie z.B. die Auszahlung eines Arbeitszeitkontos. Diese bewirkt in der Regel eine Verringerung des Zeitkontos bei gleichzeitiger Auszahlung der Stunden durch eine Zeitlohnart.

Weitere Infotypen der Zeitwirtschaft

Neben diesen aufgeführten Infotypen gibt es noch weitere, landesspezifische Infotypen, die insbesondere der Auswertung von Abwesenheiten dienen und nicht durch die Zeitauswertungsschemen TM00 oder TM01 verarbeitet werden. Beispiele für diese Infotypen sind:

• 0080   Mutterschaft/Erziehungsurlaub De,
• 0081   Wehr-/Zivildienst DE,
• 0243   Erg. Abwes.daten CZ,
• 3229   Abwesenheiten: Zusätzliche Daten AR,
• 3260   Abwesenheitskontingente HU

Damit sind die Infotypen der Zeitwirtschaft hinreichend beschrieben, und wir können uns deren Verarbeitung zuwenden.