Praxishandbuch Cash Management in SAP S/4HANA Finance

2.3 Bankkonten verwalten

Nachdem Sie nun einen groben Überblick über die Funktionen der Verwaltung von Banken erhalten haben, schauen wir uns in diesem Abschnitt die Apps bzw. Funktionen an, die uns für die Administration unserer Bankkonten zur Verfügung stehen.

Diese rufen wir über die Kachel Bankkonten verwalten auf.

Diese App ist die zentrale Applikation, die wir seit OP 1709 für die Verwaltung unserer Hausbankkonten verwenden. Schauen wir uns deren Inhalte und Funktionen in den nächsten Abschnitten etwas genauer an.

2.3.1 Elemente des Bankkontos

Über die Filtermöglichkeiten bzw. Auswahlfelder der Fiori-App stehen uns zahlreiche Such- und Filterkriterien zur Verfügung, mit deren Hilfe wir die Liste der angezeigten Bankkonten einschränken können (siehe Abbildung 2.4).

Abbildung 2.4: Übersicht Bankkontenverwaltung

Unterhalb der Such- bzw. Filterkriterien sind weitere Funktionen aufgelistet, die im Zusammenhang mit der Bankkontenverwaltung stehen. So können wir beispielsweise:

• Bankkonten importieren oder exportieren,
• Bankhierarchien und Kontengruppen aufrufen,
• Belege anlegen,
• Belege suchen,
• Kontoauszüge verwalten,
• Objekte bzw. Entwürfe löschen oder
• Objekte (Bankkonten) neu anlegen.

Einige der Funktionen schauen wir uns in den nachfolgenden Abschnitten detaillierter an. Zuvor möchte ich noch auf diese hilfreichen Buttons hinweisen: Mittels am rechten Bildschirmrand (hier nicht mehr zu sehen) können Sie den Header fixieren, und über die beiden Buttons lassen sich die Anzeigeeinstellungen der App anpassen bzw. die Liste in Excel exportieren.

Wechseln wir nun, wie für die Bankenverwaltung beschrieben, in die Detailansicht eines Kontos. Sie finden darin weitere Register bzw. Abschnitte für unser ausgewähltes Hausbankkonto.

Reiter Allgemeine Daten

Werfen wir zunächst einen Blick auf die allgemeinen Daten unseres Hausbankkontos (siehe Abbildung 2.5).

Abbildung 2.5: Allgemeine Daten zum Hausbankkonto

Darin enthalten sind neben den Entitätsdetails, wie beispielsweise dem Buchungskreis oder dem Kontoinhaber, Informationen zur Konto- oder Bankverbindung. Zusätzlich wird jedes Bankkonto mit einer Technischen ID versehen, die es in der Bankkontenverwaltung eindeutig identifizierbar macht.

Reiter Bankbeziehung

In der Rubrik der Bankbeziehung (Abbildung 2.6) können wir u.a. Informationen zu den Zahlungsdaten hinterlegen. Dazu gehört z.B., wann die Cut-off-Zeiten für die Zahlungen bei unseren Banken sind oder wann bzw. wie Kontoauszüge von unseren Hausbanken angeliefert werden. Zusätzliche Informationen wie beispielsweise zum Verarbeitungs- und Differenzstatus der Kontoauszüge, die wir für die Aufbereitung der Daten im Kontoauszugsmonitor benötigen, lassen sich hier ebenso hinterlegen.

Diese Einstellungen können Sie analog auch im Customizing des SAP BCM vornehmen.

Abbildung 2.6: Bankbeziehung eines Hausbankkontos

Ergänzend hinterlegen Sie noch die Daten der Ansprechpartner bei den Hausbanken wie auch die internen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen. Die Kontaktdaten der internen Ansprechpartner benötigen Sie immer dann, wenn Sie beispielsweise einen Review-Prozess Ihrer Bankkonten starten möchten.

Reiter Konnektivitätspfad

Eine der wichtigsten Rubriken in der Bankkontenverwaltung dürfte der Konnektivitätspfad sein (siehe Abbildung 2.7), der selbst wiederum in folgende Abschnitte aufgeteilt ist:

• Konnektivitätspfad,
• Hausbankkontodaten,
• Bankverbindung für Schuldwechselrücklauf,
• für Einreichungsrücklauf,
• Hausbankdaten.

Zahlreiche der in diesem Abschnitt gepflegten Informationen finden Sie analog in der Transaktion FI12 – der Hausbankenpflege im klassischen SAP-ERP-System – wie beispielsweise die Mitgabe eines Sachkontos, einer Hausbank oder Konto-ID.

Abbildung 2.7: Details zum Konnektivitätspfad

Ein wichtiger Bestandteil im Bereich Konnektivitätspfad ist das Feld ID-Typ. Mithilfe dieser Einstellung legen Sie fest, ob das Hausbankkonto

• im Zentralsystem als Hausbankkonto,
• im Zentralsystem als Sachkonto,
• im Remote-System als Hausbankkonto,
• im Remote-System als Sachkonto,
• als Sonstiges

in der Bankkontenverwaltung geführt wird.

Reiter Zahlungsunterzeichner

Möchten Sie für die Autorisierung von Zahlungsbatches im SAP BCM die zeichnungsberechtigten Teilnehmer aus der Bankkontenverwaltung ableiten, so können Sie in diesem Abschnitt die dazu notwendigen Einstellungen vornehmen.

Tragen Sie, wie in Abbildung 2.8 dargestellt, einen Unterzeichner mit der dazugehörigen Unterzeichnergruppe ein. Legen Sie die Währung, Maximal- und Minimalbeträge sowie den Gültigkeitszeitraum der Berechtigung fest.

Abbildung 2.8: Definition von Zahlungsunterzeichnern

Weitere Informationen zu Genehmigungsschritten oder inaktiven Unterzeichnern können Sie sich über die gleichnamigen Buttons einblenden lassen.

Reiter Überziehungslimits

Mithilfe der Überziehungslimits können Sie pro Konto für einen bestimmten Zeitraum einen Verfügungsrahmen eintragen, den Ihnen die Hausbank für das Konto gewährt (siehe Abbildung 2.9).

Abbildung 2.9: Überziehungslimit für ein Konto

Reiter Cash-Pool

Über die App Bankkonten verwalten – Bankenhierarchiesicht haben Sie die Möglichkeit, Konten in einer Hierarchie bzw. in Bankkontengruppen-Sicht darzustellen (siehe Abbildung 2.10).

Abbildung 2.10: Cash-Pool zu einem Hausbankkonto

Innerhalb einer von Ihnen definierten Hierarchie können Sie alle in einer Gruppe enthaltenen Konten zu einem Cash-Pool zusammenführen. Die so angelegte Cash-Pool-ID wird in dieser Rubrik angezeigt. Weitere Informationen dazu finden Sie in Abschnitt 2.4.

Reiter Mehrsprachige Beschreibung

Hier werden die Sprachen angezeigt, in denen das Konto hinterlegt ist.

Zusätzliche Einstellungen

Im Kopfteil des Bankkontos finden Sie am rechten oberen Rand noch zwei weitere Buttons:

1. Über die lassen sich alle Änderungen zu einem Bankkonto nachvollziehen.
2. Mithilfe des Buttons können Sie Anlagen zum Bankkonto wie beispielsweise Kontoeröffnungs- oder Änderungsformulare hinterlegen und sammeln damit alle für das Konto wichtigen Dokumente an einer zentralen Stelle.

2.3.2 Bankkonten importieren und exportieren

Für die Migration bzw. Massenverarbeitung (z.B. bei Massenänderungen durch das Hinzufügen neuer Felder in den Web-Dynpro-Apps über die Struktur CI_AMD_EXT) von Bankkonten steht Ihnen die Funktion der Bankkonten importieren und exportieren zur Verfügung. Die Bearbeitung der Bankdaten selbst erfolgt in Microsoft Excel. Starten Sie zunächst die Funktion Bankkonten importieren und exportieren (siehe Abbildung 2.11).

Abbildung 2.11: Import und Export von Bankkonten

Um Bankstammdaten für die Bearbeitung zu exportieren, drücken Sie den Button Bankkonten in eine XML-Datei exportieren. Sie speichern die Daten damit in einer XML-Datei, die Sie im weiteren Verlauf mit Microsoft Excel bearbeiten können. Für die Bearbeitung der Daten in Excel benötigen Sie zunächst das Register Entwicklertools, welches Sie über die Optionen von Excel hinzufügen können (siehe Abbildung 2.12).

Abbildung 2.12: Hinzufügen der Entwicklertools

Öffnen Sie nun die zuvor gespeicherte XML-Datei mittels der Import-Funktion aus dem Entwicklungstool-Register. Sie erhalten dazu ein Pop-up mit dem Hinweis, dass sich die Quelle nicht auf ein Schema bezieht und Microsoft Excel ein eigenes Schema erstellen wird – bestätigen Sie die Meldung mit OK.

Nehmen Sie nun die erforderlichen Änderungen in der Datei vor (siehe Abbildung 2.13) und exportieren Sie sie wiederum als XML-Datei über die Export-Funktion im Entwicklungstool-Register.

Abbildung 2.13: Bearbeitung von Bankdaten in Microsoft Excel

Im nächsten Schritt importieren Sie die XML-Datei mit ihren geänderten Feldinhalten. Wählen Sie dazu in der Rubrik Bankkontenimport den Button Datei auswählen (siehe Abbildung 2.14).

Abbildung 2.14: Bankkontenimport einer XML-Datei

Sie haben hier die Möglichkeit, die Datei zunächst mit einem Testlauf zu importieren, um mögliche Fehler im Aufbau bzw. in den Inhalten zu validieren. So muss z.B. immer die Spalte ACC_ID enthalten sein, welche der technischen ID des Bankkontos entspricht. Die Importlogik sucht dabei immer nach den logischen Schlüsseln:

• ACC_NUM,
• BANKS,
• BANKL,
• CURRENCY.

2.3.3 Bankenhierarchie und Kontengruppen

Über den Button Bankenhierarchie und Kontengruppen rufen Sie direkt die dazugehörige App Bankkonten verwalten – Bankenhierarchiesicht in einem neuen Fenster auf und können dort die Banken- bzw. Kontenstruktur in Ihrem Unternehmen einsehen bzw. selbst zusammenstellen.

Im Abschnitt 2.4 erfahren Sie, wie diese App inhaltlich aufgebaut ist.

2.3.4 Beleg anlegen und suchen

In einem Bankkonto haben Sie die Möglichkeit, direkt Dokumente bzw. Anlagen zu hinterlegen. Mithilfe der beiden Buttons Beleg anlegen bzw. Beleg suchen ordnen Sie der Bankkontenverwaltung optional Dokumente zu.

2.3.5 Kontoauszüge verwalten

Möchten Sie aus der Bankkontenverwaltung heraus eine Übersicht Ihrer aktuellen Kontoauszüge erhalten, so können Sie über den Button Kontoauszüge verwalten diese Informationen direkt aufrufen.