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2.1 Allgemeines zur Personalabrechnung mit SAP
2.1.1 Rückrechnungsfähigkeit und Periodenkonzept
Die Personalabrechnung von SAP ist voll rückrechnungsfähig. Das bedeutet, dass bei Änderungen in der Abrechnungsvergangenheit beim nächsten Start einer Abrechnung auch für diesen Abrechnungszeitraum eine Ergebnisermittlung auf Basis der aktualisierten Daten erfolgt. Dabei bleibt das »alte« Abrechnungsergebnis erhalten und ermöglicht somit eine nachvollziehbare Historie.
Die Abrechnung von SAP basiert auf Lohnarten. Dabei wird zwischen SAP-eigenen und kundeneigenen Lohnarten unterschieden. Die SAP-eigenen Lohnarten werden je nach Ausprägung der kundeneigenen während der Abrechnung gefüllt.
Die Eingabelohnarten sind kundenspezifisch und sollten sinnvollerweise nach einem logischen Schema einzelnen Themen zugeordnet sein. Lohnarten werden vierstellig und alphanumerisch dargestellt, d.h., sie können sowohl Zahlen als auch Buchstaben und sogar Sonderzeichen enthalten.
Mögliche Lohnartenaufteilung
Die folgenden Lohnarten sind im Unternehmen XYZ vorgesehen für:
1xxx: Infotyp 0008
11xx: gewerbliche Mitarbeiter (Monatslohn)
12xx: gewerbliche Mitarbeiter (Stundenlohn)
13xx: kfm. Angestellte (Gehalt)
14xx: Azubis
2xxx: Infotypen 0014 und 0015
2001: Fahrtkostenzuschuss
2002: Erstattung ÖPNV-Ticket
2101: Urlaubsgeld
2102: Weihnachtsgeld
4xxx: Infotyp 2010
4001: Rufbereitschaft
SAP-eigene Lohnarten – sogenannte technische Lohnarten – haben meist ein »/« als erstes Zeichen. Lohnarten, die mit »M« oder »O« beginnen, sind Musterlohnarten, die SAP mit entsprechenden Steuer- und SV-Merkmalen für bestimmte Sachverhalte ausliefert und die als Kopiervorlage für die kundeneigenen Lohnarten dienen.
Am Ende einer Abrechnung steht das sogenannte Abrechnungsergebnis. Jedes Abrechnungsergebnis hat eine zugeordnete Für- und In-Periode, das die oben genannte vollständige Rückrechnungsfähigkeit ermöglicht.
Für- und In-Periode
Die Abrechnung für den Monat November 2017 wurde Ende November 2017 durchgeführt (dem aktuellen Abrechnungsmonat). Anfang Dezember 2017 wird festgestellt, dass vergessen wurde, eine Bonuszahlung in Höhe von 250 EUR im »Infotyp 0015 – ergänzende Zahlung« zu hinterlegen. Dies wird nun Anfang Dezember 2017 in den Stammdaten mit dem korrekten Datum 30.11.2017 nachgeholt. Der Sachbearbeiter bekommt bei der Erfassung den Hinweis in der Statusleiste, dass eine Erfassung für die Abrechnungsvergangenheit vorgenommen wird und damit eine Rückrechnung ausgelöst wird. Da mit Abschluss der Abrechnung im November bereits der Entgeltbeleg an den Mitarbeiter verschickt, das Gehalt überwiesen und auch die Lohnsteuer und die SV-Beiträge übermittelt wurden, kann die Korrektur nur mit der Dezemberabrechnung erfolgen. Der Dezember ist damit der aktuelle Abrechnungsmonat, und für den November erfolgt eine Rückrechnung im Dezember. Das alte November-Abrechnungsergebnis wird revisionssicher aufbewahrt und nur als »veraltet« gekennzeichnet. Tabelle 2.1 verdeutlicht Ihnen, wie für dieses Beispiel die Begriffe »Für-Periode« und »In-Periode« anzuwenden sind.
| Für-Periode | In-Periode | Bezeichnung |
|---|---|---|
| November 2017 | November 2017 | Abrechnung mit Fehler, da die Bonuszahlung nicht berücksichtigt wurde |
| November 2017 | Dezember 2017 | Korrektur der Abrechnung, also mit Berücksichtigung der Bonuszahlung |
| Dezember 2017 | Dezember 2017 | Originalabrechnung Dezember 2017 |
Tabelle 2.1: Zuordnung von Für- und In-Periode zum Beispiel
2.1.2 Stellenwert der Lohnarten
Wie schon erwähnt, dreht sich bei der Abrechnung in SAP alles um die Lohnarten. Es werden zwar noch weitere Informationen für die Abrechnung benötigt. Ohne Lohnarten ist sie aber nicht durchführbar.
Jede Lohnart kann folgende Informationen enthalten:
- einen Betrag in einer Währung (z.B. Monatsgehalt),
- einen Betrag pro Einheit (z.B. die Höhe des Stundenlohns),
- eine Anzahl, die mit einer Einheit in Verbindung steht (z.B. Anzahl geleisteter Stunden im »Infotyp 2010 – Entgeltbelege«).
Mit diesen drei Informationen lassen sich auch komplexe Gehaltsbestandteile im System abbilden.
Lohnarten, die von anderen Lohnarten abhängig sind
Eine Funktionszulage ist prozentual abhängig vom Grundgehalt. Somit wird das Grundgehalt im »Infotyp 0008 – Basisbezüge« als Betrag eingegeben oder als Wert aus der Tariftabelle gezogen. Die Lohnart für die Funktionszulage wird dann entweder ebenfalls im IT 0008 oder im »Infotyp 0014 – wiederkehrende Be-/Abzüge« als Prozentwert erfasst. In der Lohnartenausprägung ist durch den Modulbetreuer hinterlegt, dass sich der Prozentwert auf die Lohnart des Grundgehalts bezieht. Damit wird bei einer Gehaltsänderung automatisch auch der neue Wert für die Funktionszulage ermittelt, ohne dass Sie selbst etwas an der Lohnart ändern müssen.
2.1.3 Abrechnungsergebnisse
Abrechnungsergebnisse können jederzeit über die Transaktion PC_PAYRESULT aufgerufen werden.
Nach Eingabe der Personalnummer und dem Drücken von »Enter« erscheint die vollständige Übersicht (der sogenannte Entgeltbeleg) über alle Abrechnungsergebnisse des Mitarbeiters (siehe Abbildung 2.1).
Detaillierte Abrechnungsergebnisse
Gerade bei Personalnummern, die zwar technisch beim Abrechnungslauf nicht abgelehnt werden, aber Werte aufweisen, die Ihnen seltsam vorkommen, kann es sinnvoll sein, sich die Abrechnungsergebnisse im Detail anzusehen, um so den möglichen Stammdatenfehler aufzuspüren. Der Entgeltbeleg ist dafür allerdings nur bedingt geeignet, da nicht alle Lohnarten – insbesondere die technischen – angedruckt werden.
Abbildung 2.1: Abrechnungsergebnisse anzeigen
Mit Doppelklick auf den gewünschten Abrechnungsmonat werden Ihnen alle zugehörigen Ergebnistabellen angezeigt (siehe Abbildung 2.2).
Abbildung 2.2: Ergebnistabellen einer Abrechnung
Mit einem Doppelklick auf eine der aufgelisteten Tabellen lassen sich weitere Details aufrufen. In Abbildung 2.3 sehen Sie z.B. die Tabelle der Abrechnungsergebnisse, d.h., dort sind alle relevanten Lohnarten gespeichert, deren Werte in den nachgelagerten Prozessen ausgelesen werden können.
Abbildung 2.3: Tabelleninhalt am Beispiel der Ergebnistabelle RT
Die folgende Übersicht zeigt die meisten der in Abbildung 2.2 aufgeführten Tabellen mit ihrer jeweiligen Bedeutung.
Wichtige Tabellen zum Abrechnungsergebnis
WPBP – Arbeitsplatz-Basisbezüge
Organisatorische und zahlungsrelevante Informationen aus den Infotypen 0000 – Maßnahmen, 0001 – Organisatorische Zuordnung, 0007 – Sollarbeitszeit, 0008 – Basisbezüge und 0027 – Kostenverteilung.
RT – Ergebnistabelle
Ergebnislohnarten der ausgewählten Abrechnungsperiode.
CRT – kumulierte Ergebnistabelle
Die über einen bestimmten Zeitraum aufsummierten Werte der Ergebnislohnarten aus der Tabelle RT. Meist ist der Kumulationszeitraum das Kalenderjahr.
SCRT – kumulierte Steuertabelle
Hier sind die steuerlich relevanten Lohnarten über das Jahr aufsummiert.
BT – Zahlungsinformation
Alle Überweisungen, die an den Mitarbeiter gegangen sind bzw. die für den Mitarbeiter ausgeführt wurden.
C0 – Kostenverteilung
Globale Informationen zur Kostenverteilung für einen Mitarbeiter.
C1
Informationen zur individuellen Kostenverteilung einzelner Lohnarten. Die Infotypen »0014 – wiederkehrende Be-/Abzüge« bzw. »0015 – ergänzende Zahlungen« ermöglichen je Lohnart die Zuordnung einer anderen Kostenstelle als die Stammkostenstelle des Mitarbeiters.
SV – Daten zur Sozialversicherung
Wesentliche Informationen zur Sozialversicherung, wie z. B Krankenkasse, Rentenversicherungsnummer, Beitragsgruppenschlüssel und weitere Besonderheiten, wie »Altersteilzeit« oder »berufsständische Versorgung«.
ST – Steuer
Besteuerungsmerkmale des Mitarbeiters, wie z.B. Steuerklasse, Steuerverfahren, Freibeträge u. Ä., aber nicht die Höhe der Steuer (diese ist in der Tabelle RT unter der entsprechenden Lohnart zu finden).
VERSION – Erstellungsinformation
Hier werden die Erstellungsinformationen abgelegt. Sie beinhalten das Release, den Benutzer, der die Abrechnung durchgeführt hat, das Datum und die Uhrzeit, das Schema sowie den Namen des Abrechnungsprogramms.
VERSC – Statusinformation der Abrechnung
Überwiegend allgemeine Informationen zur Abrechnung (z.B. Länderversion, Währung, Datum und Uhrzeit, Für- und In-Periodendaten, Abrechnungskreis etc.).
DUV – DEÜV-Stammdaten
Hierbei handelt es sich um die Daten aus dem »Infotyp 0020 – DEÜV«.
Es wurden nur Tabellen aufgeführt, die auch für die Kontrolle der Abrechnung relevant sind. Es können also noch weitere Tabellen in der Abrechnungsergebnis-Übersicht aufgeführt sein, die aber von geringer Bedeutung sind.
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