Investitionsmanagement mit SAP inkl. Neuerungen in SAP S/4HANA - 2., erweiterte Auflage

2.1 Investitionsprogramme

Investitionsprogramme unterstützen Unternehmen, die jährlich einen Investitionsplan und/oder ein Investitionsbudget aufstellen sowie übergreifend überwachen möchten. Hier werden die geplanten oder budgetierten Kosten für Investitionen eines Unternehmens/Konzerns in Form einer hierarchischen Struktur dargestellt. Diese ist beliebig definierbar und unabhängig von den Organisationsbegriffen des SAP-Systems wie den Geschäftsbereichen, Werken usw.

Mithilfe von Investitionsprogrammen lassen sich folgende Aspekte darstellen:

• Verwaltung maßnahmenübergreifender Investitionsbudgets ganzer Unternehmen und Konzerne (in einem Kostenrechnungskreis).
• Verwaltung aller Maßnahmen (Aufträge/Projekte) in einem Kostenrechnungskreis, deren Währung/Geschäftsjahresvariante mit der in der Programmdefinition hinterlegten übereinstimmt. Unter diesen Voraussetzungen können insbesondere auch buchungskreisübergreifende Programme definiert werden.
• Stringente und übersichtliche Überwachung der Planungs- und Budgetierungsprozesse in komplexen Unternehmensstrukturen für alle Investitionen der Gruppe.
• Realisierung eines integrierten Planungssystems durch direkte Verbindung zu den operativen Maßnahmen (PSP-Elemente, Aufträge).
• Die Überwachung aller Kosten ermöglicht das rechtzeitige Erkennen von Überschreitungen des übergreifenden Budgets.

2.1.1 Genehmigungsjahr

Eine Besonderheit im Investitionsmanagement stellt das Genehmigungsjahr dar. Dieses steht immer im Zusammenhang mit dem Investitionsprogramm, welches stets eindeutig durch eine Bezeichnung und das Genehmigungsjahr identifiziert wird.

Genehmigungsjahr bedeutet, dass das Programm Werte trägt, die in diesem Jahr genehmigt wurden. Diese können sowohl für das Genehmigungsjahr als auch für andere Jahre stehen.

Für genehmigte Budgets und/oder Maßnahmen, die in die Zukunft verschoben werden sollen oder aus anderen Gründen nicht zur Ausführung kommen, kann wie folgt verfahren werden:

• Rückgabe des Budgets an das Programm und erneute Budgetierung der Maßnahme in einem späteren Genehmigungsjahr oder
• Beibehaltung des an die Maßnahme verteilten Budgets und Änderung der Jahresverteilung innerhalb der Maßnahme.

2.1.2 Programmart

Zur Klassifizierung der Investitionsprogramme richten Sie zunächst die Programmart ein. Diese enthält wichtige Steuerungsinformationen und muss beim Anlegen einer Programmdefinition einem Programm zugeordnet werden.

Um die Programmarten zu definieren, rufen Sie bitte folgenden Customizingpfad auf: Investitionsmanagement • Investitionsprogramme • Stammdaten • Programmarten definieren (siehe Abbildung 2.2).

Abbildung 2.2: Stammdaten – Programmart 1

Mit einem Doppelklick auf die jeweilige Programmart gelangen Sie zu den in Abbildung 2.3 dargestellten allgemeinen Parametern.

Programmart – allgemeine Parameter

Abbildung 2.3: Stammdaten – Programmart 2

Folgende allgemeine Parameter können Sie je Programmart hinterlegen:

• Planprofil: Hier werden die Steuerungsparameter für die Kostenplanung zusammengefasst.
• Budgetprofil: Hier werden die Steuerungsparameter für die Budgetierung zusammengefasst.
• Statusschema: Dieses wird innerhalb der allgemeinen Statusverwaltung vom Anwender gepflegt. Es wird verwendet, um festzulegen, in welcher Reihenfolge Anwenderstatus gesetzt werden können bzw., um einen Initialstatus zu definieren oder bestimmte betriebswirtschaftliche Vorgänge zu erlauben/verbieten.
• CO-Objektklasse: Diese dient der betriebswirtschaftlichen Einordnung von Controlling-Objekten.
• Investitionsprofil: Die Zuordnung eines Investitionsprofils charakterisiert Innenaufträge bzw. Projektstrukturplanelemente als Investitionsmaßnahmen.
• Darstellungsform: Hier wird festgelegt, ob in Listen und Planungs-/Budgetierungsfunktionen die Positions-ID oder der Kurztext zur Darstellung von Programmpositionen benutzt werden sollen.

Tabelle 2.1 zeigt die möglichen Darstellungsvarianten auf:

Tabelle 2.1: Programmart – Darstellungsform

Programmart – Zuordnung der Objekte/Maßnahmen

In der Programmart werden auch die später zu nutzenden operativen Objekte (Innenaufträge, PSP-Elemente und/oder Maßnahmenanforderungen) hinterlegt (siehe Abbildung 2.4). Diese Objekte können dann an die Programmpositionen eines Investitionsprogramms angehängt werden. Eine solche Zuordnung verhindert, dass Objekte einer bestimmten Objektart unerwünscht an Programmpositionen angehängt werden.

Abbildung 2.4: Programmart – zuordenbare Objekte

Es können folgende Objekte zugeordnet werden:

• OR – Aufträge,
• PR – PSP-Elemente,
• IQ – Maßnahmenanforderungen.

2.1.3 Investitionsgrund und Verantwortlicher

Neben der Programmart ist die Ausprägung ausgewählter Stammsatzfelder zu hinterlegen. Aus den am häufigsten verwendeten Stammsatzfeldern ergeben sich der Investitionsgrund und das Feld Verantwortliche. Diese beiden Felder wollen wir uns – auch für die Abwicklung von Investitionen bei der Imsol GmbH – genauer anschauen.

Um die Investitionsgründe zu hinterlegen, rufen Sie bitte folgenden Customizingpfad auf: Investitionsmanagement • Investitionsprogramm • Stammdaten • Ausprägung der Stammsatzfelder • Investitionsgrunde definieren.

Abbildung 2.5 zeigt die im SAP-IM-Customizing voreingestellten Einträge. Es können bei Bedarf, inhaltlich wie auch anzahlmäßig, beliebige Werte ergänzt werden.

Abbildung 2.5: Investitionsgründe definieren

Zur Hinterlegung des für die Investitionsmaßnahmen-Verantwortlichen rufen Sie bitte folgenden Customizingpfad auf: Investitionsmanagement • Investitionsprogramm • Stammdaten • Ausprägung der Stammsatzfelder • Verantwortliche definieren.

Wie Abbildung 2.6 zeigt, sind seitens SAP auch hier zwei Felder voreingestellt und wieder können beliebige Werte ergänzt werden.

Abbildung 2.6: Verantwortliche definieren

2.1.4 Edition der Positionsschlüssel

Das Anlegen von Programmpositionen wird durch frei definierbare Editionsmasken unterstützt. Mithilfe des Schlüssels einer solchen Maske, der sich aus einer Codierung und Sonderzeichen zusammensetzt, wird bei Eingabe der Programmpositionsschlüssel geprüft, ob dieser den vorgegebenen Parametern entspricht. Somit gewährleisten Sie, dass alle Schlüssel der Positionen eines Investitionsprogramms eine festgelegte Struktur aufweisen.

Rufen Sie bitte den Customizingpfad Investitionsmanagement • Investitionsprogramm • Stammdaten • Edition der Positionsschlüssel auf, um die Edition zu definieren.

Codierung der Programmposition

Der Aufbau und die verwendbaren Zeichen für die Codierung der Programmposition (Position ID) werden durch die sogenannten Codierungsmasken festgelegt (siehe Abbildung 2.7). Welche Editionsmaske verwendet werden soll, ermittelt das System über den Eintrag im Feld EdID (Editions-ID). Hier können Sie bis zu fünf Zeichen für einen Schlüssel vergeben. Die Festlegung der Anzahl relevanter Stellen zur Ermittlung der Editionsmaske wird in diesem Abschnitt beschrieben.

Um die Codierung zu definieren, rufen Sie bitte folgenden Customizingpfad auf: Investitionsmanagement • Investitionsprogramme • Stammdaten • Edition der Positionsschlüssel • Codierung.

Abbildung 2.7: Editionsmasken – Codierung

Sonderzeichen-Codierung der Programmposition

Zusätzlich können, wie in Abbildung 2.8 zu sehen, Sonderzeichen als Trennzeichen definiert werden.

Entscheidend ist hier der Eintrag unter Lg (Länge): Damit definieren Sie die Anzahl der ersten Zeichen der Codierung – im abgebildeten Beispiel maximal »eine« Stelle. Der Eintrag bestimmt die Anzahl der (zukünftig) zu verwendenden Programme. Ist hier eine »1« eingetragen, so können maximal 36 unterschiedliche Programme angelegt werden (A–Z und 0–9).

Die Einrichtung und Definition der Sonderzeichen erfolgt über Investitionsmanagement • Investitionsprogramm • Stammdaten • Edition der Positionsschlüssel • Sonderzeichen.

Abbildung 2.8 zeigt die Maske zur Pflege der Editionsmaskierung und der Sonderzeichen.

Abbildung 2.8: Editionsmasken – Sonderzeichen

2.1.5 Plan-Versionen

Plan-Versionen werden im Controlling und im Investitionsmanagement eingesetzt, um in der Planung eigenständige Datenpakete zu führen. Sie können damit alternative Pläne abbilden, denen unterschiedliche Planannahmen zugrunde liegen.

Das Investitionsmanagement nutzt die Planversionen, die im allgemeinen Customizing des Controllings angelegt werden.

Den entsprechenden Eintrag finden Sie über Investitionsmanagement • Investitionsprogramme • Planung im Programm • Versionen • Versionen definieren im Customizingmenü.

Neben der allgemeinen Einrichtung der Versionen müssen diese, im Fall der Nutzung im SAP IM, noch zusätzlich dem Genehmigungsjahr (GnGJ) zugeordnet werden (siehe Abbildung 2.9). Durch diese Zuordnung bestimmen Sie:

• welche Version für welches Genehmigungsjahr und für welche Programmart (PArt) verwendet werden darf;
• die Version, deren Planwerte beim Jahreswechsel in das Investitionsprogramm des neuen Jahres vorgetragen werden sollen.

Um die Zuordnung zu definieren, rufen Sie bitte folgenden Customizingpfad auf: Investitionsmanagement • Investitionsprogramme • Planung im Programm • Versionen • Versionen einem Genehmigungsjahr/Programmart zuordnen.

Abbildung 2.9: Version je Genehmigungsjahr und Programmart

2.1.6 Planprofile

Um die Planung für die Imsol GmbH entsprechend abzubilden, müssen Sie ein sogenanntes Planprofil definieren (siehe Abbildung 2.10). Dieses Planprofil gibt unter anderem an, ob in Jahres- oder Gesamtwerten geplant wird, und der im SAP angezeigte Planungshorizont kann festgelegt werden. Über Investitionsmanagement • Investitionsprogramme • Planung im Programm • Kostenplanung • Planprofile Pflegen gelangen Sie zur Pflege des Planprofils.

Abbildung 2.10: Planprofil – Investitionsprogramme

Dieses Planprofil wird, wie in Abbildung 2.11 gezeigt, dem Investitionsprogramm zugeordnet. Dazu rufen Sie bitte folgenden Menüpfad auf: Investitionsmanagement • Investitionsprogramme • Planung im Programm • Kostenplanung • Zuordnung Programmart/Planprofile festlegen.

Abbildung 2.11: Planprofil zuordnen

2.1.7 Budgetprofile

Ebenso wie für die Planung muss auch die Budgetierung für die Imsol GmbH entsprechend eingerichtet werden. Hierzu definieren Sie ein sogenanntes Budgetprofil.

Durch die Parameter des Budgetprofils bestimmen Sie, ob nur Gesamt- oder auch Jahreswerte budgetierbar sein sollen. Des Weiteren wird der »sichtbare« Zeithorizont hier hinterlegt:

• Anzahl der Jahre, für die in die Vergangenheit budgetiert werden darf.
• Anzahl der Jahre, bei denen in die Zukunft budgetiert werden darf.
• Verschiebung des Startjahres im Vergleich zum aktuellen Jahr (»0« bedeutet: Startjahr = aktuelles Jahr).

Dieses Profil (siehe Abbildung 2.12) gibt unter anderem – wie schon beim Planprofil – an, ob in Jahres- oder Gesamtwerten budgetiert wird, und der im SAP angezeigte Budgetierungshorizont wird hier festgelegt.

Sie finden den Eintrag im Einführungsleitfaden wie folgt: Investitionsmanagement • Investitionsprogramme • Budgetierung im Programm • Budgetprofile für Investitionsprogramme definieren.

Abbildung 2.12: Budgetprofil – Investitionsprogramme

Dieses Budgetprofil (siehe Abbildung 2.13) wird entsprechend dem Planprofil über Investitionsmanagement • Investitionsprogramme • Budgetierung im Programm • Budgetprofile zu Programmarten zuordnen dem Investitionsprogramm zugeordnet.

Abbildung 2.13: Budgetprofil zuordnen

2.1.8 Investitionsprofil

Soll eine Maßnahme (CO-Innenauftrag oder PSP-Element als Investitionsmaßnahme) genutzt werden, so muss ein Investitionsprofil hinterlegt werden. Dieses steuert im Wesentlichen folgende Vorgänge:

• Anlegen einer Anlage im Bau, die zu einer Investitionsmaßnahme gehört;
• Anlegen der Stammdaten für die Abschreibungssimulation/-vor(aus)schau.

Den entsprechenden Customizing-Eintrag finden Sie wie folgt:

Bei Innenaufträgen lautet der Pfad Investitionsmanagement • Innenaufträge als Investitionsmaßnahme • Stammdaten • Investitionsprofil definieren.

Bei Projekten lautet der Pfad Investitionsmanagement • Projekte als Investitionsmaßnahme • Stammdaten • Investitionsprofil definieren.

Es lassen sich im Wesentlichen drei unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten unterscheiden:

1.   Investitionsprofil als Grundlage für eine summarische Abrechnung:

Wie in Abbildung 2.14 gezeigt, sind bei dieser Form der Nutzung die entscheidenden Einstellungen das Setzen des Kennzeichens Anlage im Bau führen, die Hinterlegung der entsprechenden Anlagenklasse für Investitionsmaßnahmen sowie die Markierung Summarische Aufteilung.

Abbildung 2.14: Investitionsprofil – summarische Abrechnung

»Summarische Aufteilung bzw. Abrechnung« bedeutet, dass nur pauschale Aufteilungsregeln für die gesamten auf die Maßnahme gebuchten Belastungen erfasst werden können.

Gegenüber der einzelpostengenauen Abrechnung bietet die rein summarische Abrechnung beim Abrechnungslauf einen Performancevorteil.

2.   Investitionsprofil als Grundlage für eine einzelpostengenaue Abrechnung:

Bei dieser Nutzung sind, wie in Abbildung 2.15 dargestellt, die entscheidenden Einstellungen ebenfalls das Setzen des Kennzeichens Anlage im Bau führen, die Hinterlegung der entsprechenden Anlagenklasse für Investitionsmaßnahmen sowie die Markierung von Einzelposten-Aufteilung und Herkunftsnachweis. Im Rahmen der Abrechnung muss für jeden Einzelposten eine entsprechende Abrechnungsvorschrift hinterlegt werden, sodass dieser auf die Empfängeranlage abgerechnet werden kann. Damit ist auf der Anlage auch ein entsprechender Herkunftsnachweis möglich.

Abbildung 2.15: Investitionsprofil – einzelpostengenaue Abrechnung

3.   Investitionsprofil als Grundlage für die Möglichkeit, eine AfA-Simulation zu hinterlegen:

Auch wenn Sie auf einer Investitionsmaßnahme nur eine AfA-Simulation durchführen wollen, so wird hierfür ebenfalls ein Investitionsprofil benötigt. Dieses Profil sollte dann wie in Abbildung 2.16 ausgeprägt werden.

Abbildung 2.16: Investitionsprofil – nur AfA-Simulation

Bei dieser Nutzung sind die entscheidenden Einstellungen, dass das Kennzeichen Anlage im Bau führen nicht gesetzt wird und keine Hinterlegung einer Anlagenklasse für Investitionsmaßnahmen erfolgt.