Gestion des décomptes dans SAP S/4HANA : le contrat de conditions

2.1 Contrat de conditions pour le décompte client

Au centre de chaque décompte se trouve le contrat de conditions. Vous y définissez les règles de détermination de la base de rémunération, les dates de décompte, le montant de la rémunération et son destinataire.

La vignette Fiori suivante vous permet de créer, d’afficher ou de modifier des contrats :

Un contrat de conditions a déjà été créé pour notre client type 10100004 – Fahrradhandel Rad&Tag GmbH. Nous allons l’examiner (voir Figure 2.1).

Figure 2.1 : Écran d’accueil du contrat de conditions

Les informations d’en-tête du contrat, que vous pouvez voir dans la Figure 2.2, contiennent le numéro du contrat, la période de validité ainsi que le propriétaire du contrat (notre client type) qui doit obtenir une ristourne sur le volume d’affaires pour l’année 2020. En règle générale, les contrats sont créés pour le décompte de contrats d’un exercice comptable.

Figure 2.2 : Informations d’en-tête

Vous pouvez appeler et/ou gérer d’autres informations détaillées sur le contrat grâce aux onglets situés en dessous des données d’en-tête (Figure 2.3). Nous allons vous montrer ci-après à quoi correspond chacun de ces onglets.

Figure 2.3 : Onglets dans le contrat de conditions

L’onglet Données de base vous permet d’accéder au Type de contrat (voir Figure 2.4). Ce dernier pilote, entre autres, la tranche de numéros du contrat, les tables affectées pour la détermination du volume d’affaires et les types de conditions qui peuvent être définis dans le contrat. De plus, vous pouvez déterminer la Devise (de décompte) du contrat et une Cond. paiement (condition de paiement) pour les documents de décompte. Plusieurs zones de références sont également disponibles. Elles vous permettent de définir, par exemple, un numéro de contrat externe. Dans le cas de notre contrat type, il s’agit d’une ristourne consentie en EUR. La Catégorie contrat, dans notre exemple 0S Ristourne consentie, est un critère de regroupement supplémentaire pour les contrats et peut, par exemple, être utilisée dans les sélections de programme ou être prise en compte dans le cadre de la détermination du prix/des comptes. Elle est définie dans les paramétrages système du type de contrat et ne peut pas être modifiée dans la gestion du contrat. Vous pouvez affecter différentes variantes de processus aux types de contrats et ainsi distinguer divers types de ristournes au sein d’un même type de contrat. Vous en apprendrez davantage sur les variantes de processus dans la partie 5.3.

Figure 2.4 : Onglet « Données de base »

L’onglet Vente (Figure 2.5) permet d’effectuer l’affectation aux entités organisationnelles SAP. Dans le cas d’un contrat client, il s’agit du domaine commercial.

Figure 2.5 : Onglet « Vente »

L’onglet Administration (Figure 2.6) indique qui a créé ou modifié le contrat et quand.

Figure 2.6 : Onglet « Administration »

La Figure 2.7 montre une partie de l’écran de l’onglet Textes d’en-tête dans lequel vous pouvez entrer des notes de traitement ou des textes à éditer dans les formulaires.

Figure 2.7 : Onglet « Textes d’en-tête »

Les textes entrés ici peuvent, par exemple, être imprimés sur le formulaire de décompte.

L’onglet Statut vous indique si le contrat est nouveau, validé, bloqué ou supprimé logiquement (voir Figure 2.8). Un contrat ayant le statut « nouveau » ne peut pas encore être décompté. Il doit d’abord faire l’objet d’une validation. De même, un décompte n’est plus possible si le contrat a été bloqué ou supprimé. Notre contrat type a déjà été validé et est donc prêt pour le décompte.

Figure 2.8 : Onglet « Statut »

Dans l’onglet Critères de sélection du volume affaires, vous définissez les volumes d’affaires devant être utilisés comme base pour la rémunération. Pour cela, vous disposez de différentes fonctions dans la barre d’icônes suivante :

Outre les fonctions SAP courantes de filtrage, tri, mise en forme etc., vous travaillerez ici en particulier avec les icônes permettant d’ajouter  une ligne ou plusieurs , d’en supprimer ou d’en copier .

Dans notre exemple, tous les volumes d’affaires du client doivent être sélectionnés dans l’organisation commerciale 1010 (voir Figure 2.9). Ici, par exemple, vous pourriez également procéder à des restrictions (voir la colonne Incl/excl. pour inclus/exclu) sur certains groupes de marchandises et/ou articles.

Figure 2.9 : Onglet « Critères de sélection du volume d’affaires »

Utilisez l’onglet Date décompte pour déterminer l’article avec lequel le décompte de contrats s’effectue, dans le cas où il ne peut ou ne doit être déterminé à partir des données du volume d’affaires (voir Figure 2.10). Le Type décompte client pilote la manière dont le décompte s’effectue, par exemple Au débit ou « pro forma uniquement », sans comptabilisation dans la comptabilité financière. Le calendrier de décompte défini ici (zone Calendrier pour prolongation de contrat) pilote la période pour laquelle un contrat doit être à nouveau créé lors d’une prolongation de contrat.

Figure 2.10 : Onglet pour les données de décompte

Si un Fourniss. précédent (fournisseur précédent) est géré et que le Customizing de la détermination du prix d’achat est ajusté de manière correspondante, des postes de contrat peuvent également être repris dans les données de commande du fournisseur précédent sélectionné. Le Grpe zones montants pilote le montant devant servir de base pour la ristourne. Ainsi, il est possible que dans un type de contrat, un type de ristourne calcule la rémunération sur la base du montant net et qu’un autre la calcule sur la base du montant brut dans le document de vente. Si vous définissez une Unité de quantité de décompte dans le contrat, les quantités seront converties dans cette unité lors du décompte, par exemple de kilogrammes en grammes.

En plus des données de sélection du volume d’affaires, le Calendrier de décompte est un élément très important du contrat (voir Figure 2.11). Vous voyez ici les dates auxquelles les décomptes (partiels) annuels doivent être effectués et la date à laquelle le décompte final du contrat doit être effectué. La colonne Statut vous indique si des dates ont déjà fait l’objet d’un décompte correct : si tel est le cas, les dates concernées sont caractérisées par un icône de statut vert. Le décompte de notre contrat type n’a pas encore été effectué. Nous verrons dans les chapitres suivants la manière dont l’affichage change au cours du cycle de vie du contrat.

Figure 2.11 : Onglet « Calendrier de décompte »

La colonne Date référence vous permet d’entrer une date à prendre en compte pour déterminer le volume d’affaires d’un décompte. Cela est particulièrement important pour les décomptes delta (voir l’encadré « Types de dates de décompte ») car ceux-ci reposent sur un décompte final déjà effectué. La date de référence correspondrait ici à la date du décompte final (voir partie 5.8). Dans la colonne Date exécution, vous pouvez déterminer une date pour l’exécution du décompte. Cela peut être utile pour le décompte automatique de contrats par exécution de job, puisque le job peut alors traiter tous les contrats ayant une date d’exécution de décompte donnée (la date du jour, par exemple). Dans les colonnes DteDébVol. (Date de début du volume d’affaires) et DteFinVol. (Date de fin du volume d’affaires), vous définissez l’intervalle de temps à partir duquel les données du volume d’affaires doivent être déterminées pour le décompte. Cette information n’est requise que si l’intervalle ne doit pas être déterminé par défaut à partir du début du contrat (= date de début) et la date de décompte (= date de fin). En pratique, cela se produit par exemple lors du décompte de montants fixes, lorsque ceux-ci doivent être répartis en fonction des articles sur la base du volume d’affaires de l’exercice précédent. Dans les autres colonnes, vous voyez le nombre de documents générés (manuellement ou par cycle de décompte) et le nombre de documents en cours : les documents de décompte ont certes été générés, mais ne sont pas encore entièrement comptabilisés, par exemple en raison d’une validation manquante ou parce que le document collectif n’a pas encore été généré dans le processus de décompte en deux étapes (voir la partie 8.3).

Regardons enfin la zone des Conditions (Figure 2.12) que vous trouvez tout en bas de l’écran d’accueil (voir Figure 2.1). Les conditions de décompte valables sont ici disponibles pour le type de contrat. En plus du calcul du pourcentage sur la base du volume d’affaires (type de condition RES1) sélectionné pour notre exemple, vous pouvez également définir des montants fixes. Pour cela, les quantités, poids, volumes ou nombres d’unités vendus peuvent servir de base pour le volume d’affaires. Divers barèmes (barème “de”, barème “à”, barème à intervalles) et des montants minimum et maximum peuvent être définis. Ainsi, par exemple, un montant de rémunération maximal donné ne sera pas dépassé même en présence d’un volume d’affaires élevé. En outre, des conditions pour provision (dans l’exemple, la condition REA1) sont définies dans le contrat. Elles permettent de comptabiliser les provisions dès la facturation et/ou le décompte de contrats (voir partie 2.3).

Figure 2.12 : Onglet « Conditions »

Pour gérer les conditions dans le contrat, vous disposez de différentes fonctions que vous appelez en utilisant la barre d’icônes ci-après :

En particulier, les icônes pour ajouter  une  nouvelle ligne de conditions ou plusieurs, et/ou pour en supprimer ou en copier sont souvent utilisées. Pour la gestion de nouvelles conditions échelonnées, utilisez l’icône . Vous pouvez afficher les échelons de barème et les masquer à nouveau pour obtenir une vue plus réduite des conditions définies.

La vignette suivante offre une vue d’ensemble de tous les contrats définis dans le système :

Vous pouvez rechercher ici des contrats à l’aide de critères souples, puis sélectionner celui que vous voulez traiter dans la liste des résultats. Par exemple, nous sélectionnons le type de contrat 0S01 pour notre ristourne consentie (voir Figure 2.13).

Figure 2.13 : Extrait des sélections pour la liste des contrats de conditions

Si vous appelez la liste de résultats avec le bouton , une liste de tous les contrats correspondant aux critères de sélection s’affiche, y compris notre contrat type 1000000000 (Figure 2.14).

Figure 2.14 : Édition de la liste de contrats de conditions

Dans la liste d’édition, vous trouverez différentes options de traitement au niveau du bord inférieur droit de l’écran, comme ci-après :

• Sélectionnez une ligne de la liste, puis cliquez sur le bouton pour passer à l’affichage du contrat.
• Pour valider un contrat, sélectionnez la ligne correspondante dans la liste, puis cliquez sur le bouton .
• Le bouton vous permet de désactiver le contrat sélectionné.
• Si tous les décomptes actuels d’un contrat doivent être annulés, utilisez le bouton .
• Le bouton permet une suppression logique d’un contrat, ce qui signifie que celui-ci ne peut plus être modifié et qu’il n’est plus non plus disponible pour le décompte.
• Utilisez le bouton si vous voulez l’archiver.