3.3Einfluss von Aufbau-und Ablauforganisation auf die Instandhaltungskosten

Bekanntermaßen beeinflussen sowohl die Aufbauorganisation als auch die Gestaltung der Prozesse in einer Unternehmenseinheit die Kosten der von ihr erbrachten Leistungen. Auch die Organisation von Verantwortlichkeiten trägt zu den Kosten bei, das trifft in einem Unternehmen insbesondere für den Bereich Instandhaltung zu.

Nach Erfahrungen des Verfassers ist die Verantwortung für technische Anlagen und deren Instandhaltung in den Unternehmen – über alle Branchen gesehen – meist den Instandhaltungsabteilungen (1) zugeordnet. In produzierenden Unternehmen kommt es häufig vor, dass entweder die Produktion (2) selbst oder aber die Technische Leitung (3) des Unternehmens für die Instandhaltung von technischen Anlagen zuständig ist.¹⁰

(1) Im erstgenannten Fall ist die Instandhaltungsabteilung für alle Fragen der Instandhaltung selber zuständig. Sie entscheidet über Strategien, Fragen der Durchführung und Umfang einer Maßnahme und ist letztlich für die Einsatzbereitschaft des Maschinenparks verantwortlich – und natürlich auch für die Instandhaltungskosten. Mit der Fertigung werden letztendlich nur Prioritäten und Termine für geplante Instandhaltungsmaßnahmen abgestimmt.

Der Vorteil dieser Organisationsform ist der, dass bei allen Fragen der Instandhaltung eher technische Aspekte Vorrang haben. Im Vordergrund steht also im weitesten Sinne eine möglichst hohe und verläßliche Verfügbarkeit der Anlagen.

Nachteilig erweist sich hierbei oft, dass mit der Priorisierung der Technik eine gewisse „Anlagenverliebtheit“ einhergeht. Kritisch wird auch davon gesprochen, dass die Anlagen „vergoldet“ werden, dass also zu viel und zu häufig instandgehalten wird. Die Instandhaltungsabteilungen neigen in diesen Fällen auch dazu, alles selber zu machen und möglichst wenig nach außen zu vergeben. Im Endeffekt richten sie ihre Mannschaftsstärken auf Maßnahmen aus, die nur in größeren Zeitabständen in Form von Großreparaturen auftreten. In der Folge entsteht der Eindruck, dass Wartungs-und Inspektionsarbeiten häufiger als eigentlich nötig erfolgen und letztendlich eher der Beschäftigung der auf Spitzenbedarfe ausgerichteten Mannschaften dienen.

(2) In den Fällen, wo die Anlagenverantwortung der Produktion selber obliegt, ist oftmals festzustellen, dass stets der Fertigungsprozess im Vordergrund steht. Die Neigung, der Wirtschaftlichkeit – die oft auch nur eine vermeintliche ist! – den Vorzug vor der technischen Vernunft oder Notwendigkeit zu geben, ist verbreitet.
In der Tendenz neigt die Produktion dazu – auch aus dem verständlichen Streben nach niedrigen Fertigungskosten –, Instandhaltungsmaßnahmen möglichst weit hinaus zu schieben. Der Eindruck entsteht – und er bestätigt sich oft –, es wird zu wenig instandgehalten, die Produktion “reitet die Anlagen nieder“.

(3) Aus Sicht des Verfassers ist eine Aufbauorganisation mit einer zentralen Technischen Leitung, der sowohl die Produktion als auch die Instandhaltung unterstellt sind, eine bewährte Lösung. In dieser Form können die oft widerstrebenden Interessen zwischen den Belangen der Produktion und der Notwendigkeit einer effizienten und wirtschaftlichen Instandhaltung am sichersten koordiniert werden.

Die zur zentralen Technischen Leitung gehörende Instandhaltungsabteilung ist eine reine Serviceabteilung. Sie erhält einerseits ihre Aufträge von der Produktion (im Falle von Störungen) und wird in Absprache mit den Verantwortlichen der Produktion tätig. Alle Fragen der Instandhaltungsstrategie sowie die Planung von vorhersehbaren Instandhaltungsmaßnahmen u. a. m. werden auf Ebene der Technischen Leitung geregelt.

Die Technische Leitung sollte konsequenterweise auch die kaufmännische Verantwortung für die Einhaltung der geplanten Instandhaltungskosten und ggf. eines Instandhaltungsbudgets übernehmen, da von der Technischen Leitung bzw. von ihr beauftragten Abteilungen von dieser Stelle auch die Planungsvorgaben stammen.
In diesem Zusammenhang kommt der Technischen Leitung eine besondere Bedeutung im Hinblick auf die Effizienz des Instandhaltungsprozesses zu. Die Technische Leitung hat die Aufgaben, die Gestaltung des Prozesses wie auch die Abwicklung von Instandhaltungsaufträgen zu überprüfen und ggf. neu zu überarbeiten.

Es hat sich in der Praxis bewährt, diese Arbeit mit Standardsoftware zu unterstützen. Die Anforderung an die Funktionalitäten eines Instandhaltungssystems sollten zumindest folgende sein:

-Verfügbarkeit von Referenzprozessen („best practice“)
Siehe dazu das Beispiel in Abb. 3.5.
 

-Integration in die Kostenrechnung und in die Beschaffung
- Zuordnung von Arbeitsplätzen zu Kostenstellen und Leistungsarten
- Übernahme von Kostenstellentarifen
- Dispositionsfunktionen aus Aufträgen (z. B. Bestellungen, Reservierungen etc.)
 

-Planungs-und Abrechnungsfunktionen
- Verwaltung von Arbeitsplänen und Stücklisten
- Ermittlung Plankosten
- Einbindung in Budgetierungsfunktionen
- Übernahme von Rückmeldungen (Handwerker und Material)
- Terminplanung für komplexe Vorhaben
 

-Stammdatenverwaltung der Anlagen und Historiendokumentation
- Technische Daten
- Definieren technische Plätze
- Ausrüstung nach Funktionseinheiten
- Dokumentation durchgeführter Maßnahmen
- Verschleißmarkenverwaltung
 

-Umfangreiches Berichtswesen

-(und weitere …)

Abb. 3.5: Instandhaltungsprozess (Beispiel)

Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, ist das -Modul Instandhaltungsplanung und Abwicklung (Plant Maintenance) der ERP-Software von SAP für den Instandhaltungsprozess sehr gut geeignet. Es deckt in hervorragender Weise alle technischen und kaufmännischen Anforderungen ab, die von einem Instandhaltungssystem gefordert werden.

4Unterstützung des Instandhaltungscontrollings durch die ERP-Software R/3 von SAP