Berichtswesen im SAP-Controlling

2.1 Sender und Empfänger

Während sich die Finanzbuchhaltung um externe Anforderungen an ein Berichtswesen kümmert, setzt Kirsten Lotse im Controlling einen Schwerpunkt auf die Einführung eines internen Finanzberichtswesens, um auch die internen Leistungsbeziehungen im Unternehmen zu berücksichtigen und in Zahlen und Kennzahlen darzustellen. Hierbei stellt sich die grundsätzliche Frage, wie sich dieses in die allgemeinen Berichtserfordernisse eines Unternehmens einordnen lässt. Neben den monetären Kennzahlen (z.B. innerhalb der Buchführung: die Erfolgs- und Bilanzkennzahlen wie etwa die Eigenkapitalquote) sind auch nichtmonetäre Kennzahlen (etwa die Kundenzufriedenheit oder die Fluktuationsquote zur Messung der Personalzufriedenheit) zu berücksichtigen und externe Berichtspflichten von den internen Informationsbedürfnissen zu trennen. Je nach Branche existieren zudem spezifische Kennzahlen, über die das eigene Unternehmen mit anderen Marktbegleitern verglichen werden kann und die z.B. in Statistiken einfließen.

Entsprechend sind externe (z.B. im Rahmen des Jahresabschlusses zu erstellende) Berichte von internen Berichten (die zur eigenen Steuerung dienen) zu unterscheiden. Bei der Definition einzelner Berichte sind folgende Fragen zu klären:

• Wer sind die Berichtsempfänger?
• Soll auf Basis dieses Berichtes auch eine Steuerung bzw. Einflussnahme möglich sein?
• Welchen Detailierungsgrad sollte ein Bericht haben, welche Informationen können also zusammengefasst werden?
• Wie erreiche ich, dass der entwickelte Bericht im täglichen Arbeitsablauf auch von den einzelnen Verantwortlichen aufgerufen und genutzt wird?

Der letzte Punkt führt zum Thema »Berichtsschulung« bzw. wie die Handhabung von Berichten aussehen sollte, um eine Akzeptanz für die Steuerung anhand von Kennzahlen und Berichten zu erlangen. Hier möchte Kirsten Lotse als Vermittlerin zwischen den einzelnen Bereichen des Unternehmens und der Geschäftsleitung auftreten und ein passendes Konzept entwickeln, das es allen Seiten ermöglicht, verständliche und vor allem relevante Informationen aus dem SAP-Controlling zur Verfügung zu stellen.

Für eine Abstimmung dieser verschiedenen Aspekte eines Reportings ist es anzuraten, mit den Verantwortlichen einzelner Unternehmensbereiche und der Geschäftsleitung ein einheitliches Berichtsschema zu erstellen, das allen Beteiligten als Grundlage für die Vereinbarung von Zielen sowie als nützliches Planungs- und Informationswerkzeug dient. Zudem sollten unterschiedliche Planungsgrößen, durch die Verantwortliche Einfluss auf eine vernünftige Planung nehmen können, definiert sowie die Zusammenarbeit zwischen Controlling, Fachabteilung und natürlich der Unternehmensleitung verbessert werden.

Durch ein abgestimmtes Berichtswesen können Sie nicht nur Vorbehalte gegenüber den Anforderungen aus dem Controlling abbauen, sondern auch tatsächlich mit den entwickelten Berichten arbeiten und einen entsprechenden Nutzen daraus ziehen. So können Berichte schneller interpretiert, Einflussfaktoren auf einzelne Bereiche bestimmt und die Wirkung getroffener Entscheidungen gemessen werden. Ein Bericht, der nur solche Daten liefert, auf die die Bereiche keinerlei Einfluss haben, wird relativ zügig mit der vielleicht berechtigten Ansicht ignoriert, dass man daran nichts ändern kann. Dieses mag zwar im ersten Moment recht trivial klingen, kann aber im betrieblichen Berichtsalltag tatsächlich eine der Hürden zur Einführung eines Berichtswesens sein. Im folgenden Abschnitt beschäftigt sich Kirsten Lotse zunächst mit der Basis der Auswertungsobjekte, den Stammdaten.