Abrechnungsmanagement in SAP S/4HANA – Konditionskontraktabrechnung (2., erweiterte Auflage)

2.1 Konditionskontrakt für kundenseitige Abrechnung

Im Mittelpunkt jeder Abrechnung steht der Konditionskontrakt. Hier definieren Sie die Regeln für die Ermittlung der Vergütungsbasis, die Abrechnungszeitpunkte, die Höhe der Vergütung und den Vergütungsempfänger.

Mithilfe der folgenden Fiori-Kachel können Sie Kontrakte anlegen, anzeigen oder ändern:

Für unseren Beispielkunden 10100004 – Fahrradhandel Rad&Tat GmbH wurde bereits ein Konditionskontrakt angelegt, den wir nachfolgend betrachten wollen (siehe Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1: Einstiegsbild Konditionskontrakt

Die Kopfinformationen des Kontraktes, zu sehen in Abbildung 2.2, enthalten die Kontraktnummer, den Gültigkeitszeitraum sowie den Eigentümer des Kontraktes (unser Beispielkunde), der einen Umsatzbonus für das Jahr 2020 erhalten soll. In der Regel werden die Kontrakte für die Kontraktabrechnung für ein Geschäftsjahr angelegt.

Abbildung 2.2: Kopfinformationen

Weitere Detailinformationen zum Kontrakt lassen sich über die Reiterstruktur unterhalb der Kopfdaten aufrufen bzw. pflegen (Abbildung 2.3). Im Folgenden zeigen wir Ihnen, was sich hinter den einzelnen Reitern verbirgt.

Abbildung 2.3: Reiterstruktur im Konditionskontrakt

Über den Reiter Basisdaten gelangen Sie zur Kontraktart (siehe Abbildung 2.4). Diese steuert unter anderem den Kontraktnummernkreis, die zugeordneten Tabellen zur Ermittlung des Umsatzes und welche Konditionsarten im Kontrakt hinterlegt werden können. Zudem können Sie die Kontrakt(abrechnungs)währung und eine Zahlungsbedingung für die Abrechnungsbelege festlegen. Es stehen außerdem mehrere Felder für Referenzangaben zur Verfügung, über die beispielsweise eine externe Kontraktnummer hinterlegt werden kann. Bei unserem Beispielkontrakt handelt es sich um einen Verkaufsbonus in EUR. Die Kontraktkategorie, im Beispiel 0S Umsatzbonus, ist ein weiteres Gruppierungskriterium für die Kontrakte und kann beispielsweise in Reportselektionen verwendet oder im Rahmen der Konten-/Preisfindung berücksichtigt werden. Sie wird in den Systemeinstellungen der Kontraktart hinterlegt und kann innerhalb der Kontraktpflege nicht geändert werden. Den Kontraktarten lassen sich unterschiedliche Prozessvarianten zuordnen, sodass innerhalb einer Kontraktart diverse Bonusarten unterschieden werden können. Näheres zu Prozessvarianten erfahren Sie im Abschnitt 5.3.

Abbildung 2.4: Reiter »Basisdaten«

Auf dem Reiter Verkauf (Abbildung 2.5) erfolgt die Zuordnung zu den SAP-Organisationseinheiten; bei einem Kundenkontrakt ist dies der Vertriebsbereich.

Abbildung 2.5: Reiter »Verkauf«

Der Reiter Administration (Abbildung 2.6) zeigt an, wer den Kontrakt wann angelegt oder geändert hat.

Abbildung 2.6: Reiter »Administration«

Abbildung 2.7 zeigt einen Ausschnitt des Screens zum Reiter Kopftexte, in dem Sie Bearbeitungshinweise oder Texte, die in Formularen ausgegeben werden sollen, vermerken können.

Abbildung 2.7: Reiter »Kopftexte«

Hier hinterlegte Texte können beispielsweise auf dem Abrechnungsformular angedruckt werden.

Der Reiter Status informiert Sie darüber, ob der Kontrakt neu, freigegeben, gesperrt oder logisch gelöscht ist (siehe Abbildung 2.8). Ein Kontrakt mit dem Status »neu« kann noch nicht abgerechnet werden. Es muss erst eine Freigabe erfolgen. Auch wenn ein Kontrakt gesperrt oder gelöscht wurde, ist eine Abrechnung nicht mehr möglich. Unser Beispielkontrakt wurde bereits freigegeben und steht somit zur Abrechnung bereit.

Abbildung 2.8: Reiter »Status«

Auf dem Reiter Umsatzselektionskriterien definieren Sie, welche Umsätze als Basis für die Vergütung herangezogen werden sollen. Hierzu stehen Ihnen verschiedene Funktionen in der Icon-Leiste zur Verfügung:

Neben den in SAP gängigen Funktionen zum Filtern, Sortieren, Layout gestalten usw. werden Sie hier insbesondere mit den Icons zum Einfügen einer oder mehrerer Zeilen, Löschen oder Kopieren von Zeilen arbeiten.

Im Beispiel sollen alle Umsätze des Kunden in der Verkaufsorganisation 1010 selektiert werden (siehe Abbildung 2.9). Hier könnten Sie z.B. auch Einschränkungen (siehe Spalte Inkl/Exkl für inklusive/exklusive) auf bestimmte Warengruppen und/oder Artikel vornehmen.

Abbildung 2.9: Reiter »Umsatzselektionskriterien«

Über den Reiter Abrechnungsdaten bestimmen Sie, mit welchem Material die Kontraktabrechnung erfolgt, falls dieses nicht aus den Umsatzdaten ermittelt werden kann oder soll (siehe Abbildung 2.10). Die Abrechnungsart Kunde steuert, in welcher Weise abgerechnet wird, z.B. Debitorisch oder »nur Proforma« ohne Buchung in der Finanzbuchhaltung. Der hier hinterlegte Abrechnungskalender (Feld Kalender für Kontraktverlängung) steuert, für welchen Zeitraum ein Kontrakt bei einer Kontraktverlängerung neu angelegt wird.

Abbildung 2.10: Reiter »Abrechnungsdaten«

Wird ein Vorlieferant gepflegt sowie das Customizing der Einkaufspreisfindung entsprechend angepasst, können Kontraktpositionen auch in die Bestelldaten des gewählten Vorlieferanten übernommen werden. Die gruppe für Betragsfelder steuert, welcher Betrag als Basis für den Bonus herangezogen werden soll. So ist es beispielsweise möglich, dass innerhalb einer Kontraktart eine Bonusart die Vergütung auf Basis des Nettobetrags, eine andere aber auf Basis des Bruttobetrags im Verkaufsbeleg berechnet. Wenn Sie im Kontrakt eine Abrechnungsmengeneinheit hinterlegen, werden die Mengen bei der Abrechnung in diese Einheit umgerechnet, z.B. von Kilogramm in Gramm.

Neben den Umsatzselektionsdaten ist der Abrechnungskalender ein sehr wichtiger Bestandteil des Kontraktes (siehe Abbildung 2.11). Hier sehen Sie, zu welchen Terminen unterjährige (Teil-)Abrechnungen erfolgen sollen und zu welchem Termin der Kontrakt endabgerechnet wird. In der Status-Spalte erkennen Sie, ob bereits Termine erfolgreich abgerechnet wurden: Diese wären mit einem grünen Ampelsymbol gekennzeichnet. Unser Beispielkontrakt wurde bisher noch nicht abgerechnet. Wie sich die Darstellung im Laufe des Kontraktlebenszyklus ändert, werden wir in den Folgekapiteln darstellen.

Abbildung 2.11: Reiter »Abrechnungskalender«

In der Spalte Referenzdatum ist die Eingabe eines Datums möglich, das für die Umsatzermittlung einer Abrechnung herangezogen werden soll. Dies ist insbesondere für Delta-Abrechnungen (siehe Hinweiskasten »Abrechnungsdatumstypen«) wichtig, da sich diese auf eine bereits erfolgte Endabrechnung beziehen. Das Referenzdatum wäre hier das Endabrechnungsdatum (vgl. Abschnitt 5.8). In der Spalte Ausführungsdatum können Sie ein Datum für die Durchführung der Abrechnung festlegen. Dies kann beispielsweise für die automatisierte Kontraktabrechnung per Joblauf nützlich sein, da der Job dann alle Kontrakte mit einem bestimmten Abrechnungs-Ausführungsdatum (z.B. Tagesdatum) verarbeiten kann. In den Spalten Um.Dat.v (Umsatz Datum von) und Um.Dat.b. (Umsatz Datum bis) definieren Sie, aus welchem zeitlichen Intervall Umsatzdaten für die Abrechnung ermittelt werden sollen. Diese Information ist nur erforderlich, wenn das Intervall nicht standardmäßig aus dem Kontraktbeginn (= Von-Datum) und dem Abrechnungsdatum (= Bis-Datum) ermittelt werden soll. In der Praxis kommt dies beispielsweise bei der Abrechnung von Fixbeträgen vor, wenn diese auf Basis der Vorjahresumsätze artikelgerecht verteilt werden sollen. In den weiteren Spalten sehen Sie die Anzahl der erzeugten Belege (manuell oder per Abrechnungslauf) und die Anzahl der offenen Belege (die Abrechnungsbelege wurden zwar erzeugt, sind aber noch nicht vollständig gebucht, beispielsweise aufgrund einer fehlenden Freigabe oder weil im zweistufigen Abrechnungsverfahren – siehe Abschnitt 8.3 – der Sammelbeleg noch nicht erstellt wurde).

Betrachten wir abschließend noch den Bereich Konditionen (Abbildung 2.12), den Sie im Eingangsbildschirm (vgl. Abbildung 2.1) ganz unten finden. Hier stehen die für die Kontraktart gültigen Abrechnungskonditionen zur Verfügung. Neben der für unser Beispiel gewählten prozentualen Berechnung auf Basis des Umsatzes – Konditionsart RES1 – sind auch Festbeträge hinterlegbar. Als Umsatzbasis können hierfür ebenso verkaufte Mengen, Gewichte, Volumina oder Stückzahlen dienen. Außerdem lassen sich diverse Staffeln (Von-Staffeln, Bis-Staffeln, Intervallstaffeln) sowie Minimal- und Maximalbeträge festlegen, sodass beispielsweise ein bestimmter maximaler Vergütungsbetrag auch bei höherem Umsatz nicht überschritten wird. Des Weiteren werden im Kontrakt Rückstellungskonditionen – im Beispiel Kondition REA1 – hinterlegt, anhand derer Rückstellungen bereits im Rahmen der Fakturierung und/oder im Rahmen der Kontraktabrechnung gebucht werden können (vgl. hierzu Abschnitt 2.3).

Abbildung 2.12: Reiter »Konditionen«

Zur Pflege der Konditionen im Kontrakt stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die Sie über die Icon-Leiste aufrufen:

Insbesondere die Icons zum Einfügen einer oder mehrerer neuer Konditionszeilen bzw. zum Löschen oder Kopieren von Zeilen kommen häufig zum Einsatz. Für die Pflege neuer Staffelkonditionen verwenden Sie das Icon . Die Staffelstufen lassen sich einblenden und für eine komprimiertere Sicht auf die hinterlegten Konditionen auch wieder ausblenden .

Eine Übersicht aller im System hinterlegten Kontrakte bietet die folgende Kachel:

Hier können Sie mittels flexibler Kriterien nach Kontrakten suchen, um dann in der Liste der gefundenen Kontrakte den zu bearbeitenden auszuwählen. Beispielhaft wählen wir u.a. die Kontraktart 0S01 für unseren »Verkaufsbonus« (siehe Abbildung 2.13).

Abbildung 2.13: Ausschnitt Selektion für Liste der Konditionskontrakte

Wenn Sie die Ergebnisliste über den Button aufrufen, werden alle Kontrakte aufgelistet, die den Selektionskriterien entsprechen, auch unser Beispielkontrakt 1000000000 (Abbildung 2.14).

Abbildung 2.14: Ausgabe Liste Konditionskontrakte

Innerhalb der Ausgabeliste stehen Ihnen verschiedene Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

• Markieren Sie eine Listzeile und klicken Sie auf den Button , um in die Kontraktanzeige abzuspringen.
• Zur Freigabe eines Kontraktes markieren Sie die entsprechende Listzeile und betätigen den Button .
• Mit erreichen Sie, dass der markierte Kontrakt deaktiviert wird.
• Sollen alle bisherigen Abrechnungen zu einem Kontrakt storniert werden, nutzen Sie den Button .
• Mit wird ein Kontrakt logisch gelöscht, d. h, er ist dann nicht mehr änderbar und steht auch nicht mehr für die Abrechnung zur Verfügung.
• Mit wird er für die Archivierung vorgesehen.